Office manager f/h

Descriptif du poste

Nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner la gestion et la croissance de l'entreprise sur les volets administratif, RH, ADV et support aux dirigeants

Les tâches à réaliser

Gestion administrative et juridique :

* Assurer le suivi administratif quotidien (courriers, emails, accueil téléphonique).
* Piloter les dossiers juridiques et réglementaires : subventions (BPI France, OPCO Atlas, CCI International), certifications, agréments, assurances et contrats.
* Accompagner l’évolution juridique de l’entreprise : création d’une holding, structuration de la filiale canadienne, mise en conformité RGPD, mise à jour des CGV/CGA.
* Optimiser les outils numériques pour fluidifier nos process internes.

Ressources Humaines & Bien-être de l’équipe :

* Gérer et suivre la paie avec notre cabinet comptable.
* Assurer le suivi des congés, RTT et dossiers de formation.
* Participer aux recrutements et à l’intégration des nouveaux talents.
* Favoriser une communication interne fluide et bienveillante.
* Organiser des événements et moments de cohésion (team-buildings, séminaires…).

Services généraux & Facility Management :

* Gérer les fournisseurs, contrats et consommables.
* Superviser l’entretien des locaux et garantir un cadre de travail agréable.

Administration des ventes (ADV) & Service Client :

* Définir et structurer les processus ADV et SAV.
* Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord, logiciels internes).
* Assurer la gestion des commandes et du stock de capteurs (préparation, envoi, suivi transporteurs).
* Organiser et optimiser le traitement des retours clients et interventions SAV.
* Anticiper la montée en charge et recruter une assistante ADV quand nécessaire.

Appels à candidatures en maîtrise d’œuvre (bâtiment) :

* Mettre en place une veille et assurer le suivi des opportunités.
* Coordonner la préparation des dossiers en lien avec les équipes et partenaires architectes.

Support aux dirigeants :

* Apporter un soutien organisationnel aux associés.
* Gérer certains rendez-vous et aspects logistiques.
* Être un relai dans la gestion des priorités.


Le profil recherché

* Expérience confirmée en ADV / gestion administrative, avec une capacité à structurer une fonction en croissance.
* Bonne vision stratégique pour anticiper les besoins et préparer le recrutement d’un support ADV.
* Connaissance du secteur du bâtiment / maîtrise d’œuvre appréciée pour assurer le suivi des candidatures.
* Excellentes compétences en organisation et gestion des priorités.
* Esprit analytique et structurant, capable de mettre en place des outils/process efficaces.
* Polyvalence et pragmatisme, capable de gérer plusieurs sujets sans se laisser submerger.
* Bon relationnel et posture de soutien, aussi bien pour les équipes que pour les associés.
* Appétence pour le suivi juridique et la conformité (RGPD, structuration d’entreprise).


Agir avec impact, transformer les bâtiments et nos villes pour les rendre « 2050 compatible », c'est l'ambition de notre agence hybride.

Vous avez envie de contribuer à ce succès collectif, devenez notre Office Manager !