Description du poste
En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous aurez pour mission d'accompagner le Directeur des Ressources Humaines et la Directrice Administrative et Financière d'Hermès Parfume et Beauté dans leurs activités quotidiennes dans un esprit de service et de proactivité. Vous contribuez au bon fonctionnement et à l'animation des départements dans un esprit de cohésion.
Le poste est à pourvoir dès que possible pour un CDD de 9 à 12 mois et sera basé à Paris 8ème.
1.Missions de secrétariat et d'assistanat du DRH et de la DAF :
- Gestion des agendas et accompagnement à l'anticipation les différentes échéances
- Organisation des déplacements en France et à l'étranger (gestion de l'application Goelett, assurer les demandes de visas)
- Organisation et préparation de réunions
- Rédaction, traduction et mise en page de notes officielles
2. Vie d'équipe, pour les deux Directions
- Contribution à l'organisation des séminaires et autres événements liés à la vie de l'équipe
- Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail
- Réceptionner et dispatcher le courrier du département
3. Suivi administratif et budgétaire
- Suivi et validation du remboursement des notes de frais des Directeurs
- Suivi budgétaire des frais de services RH et Finance, contrôle des imputations de dépenses dans MEO (outil interne de gestion des achats indirects), suivi des fournisseurs (bon de commande, signature contrats, suivi facturation, litiges) ; contribuer au respect des procédures internes en lien avec le service Contrôle Interne.
4. Mission dédiées au département RH
En lien avec l'équipe Développement RH et les RRH, gestion des Cadeaux / AND : commande, préparation cadeaux pour événements salariés, avec mise à jour fichier de suivi
- Cadeau événements familiaux : mariage / PACS / Naissance (avec mot Agnès) / Décés
- Départ (CDI, CDD, stages)
- Réunions d'informations, séminaires, fêtes, formations (cadeaux, tombola)
Gestion de la flotte automobile Hermès Parfums et suivi des voitures de fonction : première commande et renouvellement, prolongations/avenants des salariés concernés, réparations/maintenance départ, suivi catégorie et mise à jour liste (avril de chaque année), lien avec Hermès Services Groupe et l'équipe Paie/RHH (avantage en nature)
5. Mission dédiées au département Finance
- Gestion, mise à jour et diffusion du calendrier comportant toutes les échéances finance et contrôle interne et le planning des équipes
- Gestion de l'intégration et des procédures liées aux nouveaux entrants
PROFIL :
- Expérience significative en Assistanat de direction idéalement au sein d'une DRH ou Direction Financière
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Sens du service, adaptabilité et souplesse
- Gestion des priorités, respect des délais, rigueur et organisation
- Sens des initiatives, proactivité
- Esprit d'équipe, enthousiasme, dynamisme
- Qualités de communication orales et écrites
- Curiosité, ouverture d'esprit
- Appétence pour les outils informatiques
- Un niveau d'anglais courant sera valorisé
A propos du groupe Hermès
Créateur, artisan et marchand d'objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie près de 20 000 collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d'entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l'autonomie de chacun grâce à un management responsable. L'entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d'exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature - source de matières d'exception. Quinze métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans plus de 300 magasins dans le monde.
A propos de l'entité
Notre métier : création, production et distribution des Parfums, des produits dérivés parfumés et de la Beauté.
Plus de 700 collaborateurs répartis sur plusieurs sites en France (dont Paris et le site industriel du Vaudreuil) et à l'International.
Une distribution déployée au travers de 15 000 points de vente dans le monde dont 450 magasins Hermès et Espaces Personnalisés Hermès Parfum et Beauté.
Une stratégie ambitieuse de croissance avec le développement de la Beauté, la mise en place de nouveaux modèles de distribution et de nouveaux schémas industriels.
Le site industriel du Vaudreuil (27) assure depuis sa création en 1977 le développement des packs, la formulation, la production et le conditionnement des parfums et produits dérivés parfumés d'Hermès Parfum et Beauté ainsi que le management de la qualité et l'ensemble des étapes de la supply chain jusqu'à la livraison chez nos clients. Environ 351 salariés travaillent à date sur le site.
L'établissement de Paris regroupe environ 240 collaborateurs (y compris les chefs de secteurs en régions et les équipes de vente des espaces personnalisés) : développement des collections, communication, direction internationale et développement opérationnel, visual merchandising, merchandising, animations, formation internationale, opérations, e-commerce, finance, IT, RH
A date, environ 130 salariés sont répartis à l'international : Allemagne, Belgique, Hollande, Royaume-Uni, Italie, Espagne, USA, Canada, Hong Kong, Chine, Emirats Arabes Unis.
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