Un assistant de direction (h/f)

Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité du Directeur FEDER Recherche Innovation. L’assistant de direction collaborera étroitement avec le Directeur, le Service d’Appui et les instructeurs.

1/ Missions spécifiques auprès du Directeur :

• L’organisation de la vie professionnelle du Directeur :

◦ Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;

◦ Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;

◦ Assurer l’accueil et l’information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès des interlocuteurs compétents dans un esprit de courtoisie et de réserve.

• L’organisation et la planification des réunions :

◦ Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;

◦ Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur.

• La gestion de l’information et le suivi administratif :

◦ Préparer des dossiers ;

◦ Rechercher et diffuser l’information ;

◦ Traiter le courrier entrant et sortant de la Direction ;

◦ Assurer le suivi des courriers et parapheurs dématérialisés en liaison avec les agents de la Direction.

2/ Missions transversales :

• La rédaction de compte rendus des réunions :

◦ Prendre des notes lors des réunions ;

◦ Rédiger des comptes rendus.

La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :

◦ Saisir des documents de forme et de contenus divers ;

◦ Réaliser des supports de présentation en tant que de besoin.

• La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative :

◦ Mettre en place des procédures/process ;

◦ Gérer les moyens logistiques et informatiques de la Direction ;

◦ Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents services de la Direction ;

◦ Participer à la diffusion et à l’utilisation des nouveaux outils (Drive….).

• Le suivi des projets et activités du Directeur en lien étroit avec le Service d’Appui et les instructeurs :

◦ Participer à l’élaboration des différents outils de planification et de pilotage ;

◦ Renseigner les tableaux de suivi des activités du service (suivi et relance : tickets, contrôles internes et externes, TR, ..) ;

◦ Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;

◦ Assurer le suivi et le contrôle des rapports des commissions sectorielles, des commissions permanentes et des assemblées plénières le cas échéant ;

◦ Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du Directeur ;

◦ Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles ;

◦ Participer à l’élaboration des outils de communication interne et externe de la Direction.

• Participer au bon fonctionnement de la Direction :

◦ Être en appui à l’équipe de la Direction de manière générale ;

◦ Venir en appui pour la réalisation des actes et/ou des liquidations et des saisies informatiques y afférentes ;

◦ Se tenir informé des évolutions se rapportant aux procédures administratives, aux aides d’Etat, au milieu de la recherche et de l’innovation, à la gestion des fonds européens.

• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;

• Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation ;

• Maîtrise de la communication écrite, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française ;

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Excel, Word, Mafate, Géco, Astre, SYNERGIE...) ;

• Aisance rédactionnelle ;

• Sens de l’organisation et de la planification ;

• Sens de la diplomatie ;

• Excellent relationnel ;

• Esprit d’initiative et d’autonomie ;

• Disponibilité, qualité d’écoute, rigueur ;

• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle exigé.