Soucieux de définir une stratégie partagée face aux enjeux des territoires et institutions départementales, les Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine ont créé un établissement public de coopération interdépartementale (EPI 78-92) ayant vocation à porter les politiques menées de concert et en particulier l’entretien et l’exploitation de la voirie, domaine stratégique et emblématique de l’action départementale. Cette compétence représente agents répartis en une agence centrale à Nanterre et 4 services territoriaux et recouvre l’ensemble des activités concourant au bon fonctionnement des réseaux routiers départementaux des Yvelines et des Hauts-de-Seine.
Placé sous l’autorité du chef de l’unité, elle travaille au sein de l’unité voirie Nord qui a en charge la surveillance et l’entretien du réseau routier départemental dont le trafic véhicule est supérieur à 30 véhicules jour. Elle assure la gestion administrative de l’unité, suivi, courrier, accueil, gestion du personnel, suivi comptable et est l’interlocuteur direct avec les correspondants internes ou externes (80%). Elle assure également le suivi et la frappe du courrier pour le chef de service STU92 (20%).
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’unité voirie.
- Gérer les agendas et planifié les réunions.
- Gérer les dossiers suivis de l’unité (dossiers nécessitant des réponses ou des avis).
- Assurer le suivi des dossiers administratifs des agents (congés, formation, carrières…).
- Veille statutaire en liaison avec la DRH.
- Assurer le suivi des tableaux de programmation des travaux
- Assurer le suivi financier des opérations de l’unité
- Assurer la liaison avec l’Unité de Gestion
- Assurer l’intérim du secrétariat des autres Unités du Service
- Gérer les missions courriers (frappe, vérification et rédaction de certains courriers)
- Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel disposant d’une première expérience réussie dans l’assistanat et/ou le secrétariat (art. 3-2, loi du 26 janvier )
- Connaissance des normes rédactionnelles, des techniques de secrétariat, de l’environnement administratif et institutionnel.
- Maîtrise du pack office.
- Adaptabilité, capacité d’analyse des dossiers en gérant priorités et échéances, à rendre compte et travailler en équipe.
- Capacités organisationnelles, disponibilité et sens de la confidentialité.
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