Assistant(e) de direction (h/f)

Assistante de direction pour assurer le secrétariat de direction du Directeur Départemental et Directeur Départemental Adjoint du SDIS58 ainsi que celui du Directeur Administratif et Financier

• Accueil physique et téléphonique

• Gestion des plannings : prises de rendez-vous, contacts téléphoniques, mise à jour des agendas, réponses invitations ,etc….(en binôme avec l’assistante du DAAF)

• Gestion et suivi des instances du SDIS : convocations, appel élus (quorum), procès-verbaux, transmission des délibérations au contrôle de légalité en Préfecture, réalisation du recueil des actes administratifs (en binôme avec l’assistante du DAAF)

• Organisation des déplacements : ordres de mission, réservation hôtelières, organisation de trajets

• Gestion du courrier de la direction : rédaction de divers courriers, enregistrement courrier au départ, suivi des parapheurs

• Suivi de l’avancée des dossiers pour le DDSIS et DDASIS

• Classement

• Gestion des mails génériques du SDIS : transfert des mails dans les différents services concernés

• Comité de direction : organisation des réunions et rédaction des relevés de décision

• Gestion du budget de l’administration générale : suivi du budget de l’administration générale (fournitures, affranchissement, documentation…). Engagement des sommes, suivi des crédits et des stocks (en l’absence de l’assistante du DAAF)

• Réalisation du rapport d’activités annuel : en lien avec le service communication

• Gestion du courrier : enregistrement du courrier arrivé en remplacement de l’assistante du DAAF

• Capacité relationnelle, rédactionnelle et

discrétion professionnelle

• Rigueur, organisation et anticipation

• Capacité à collaborer avec les autres

services (internes, externes, élus…)

• Maîtrise de l’outil informatique

• Capacité d’adaptation et de réactivité

• Sens du service public