Assistante de direction pour assurer le secrétariat de direction du Directeur Départemental et Directeur Départemental Adjoint du SDIS58 ainsi que celui du Directeur Administratif et Financier
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des plannings : prises de rendez-vous, contacts téléphoniques, mise à jour des agendas, réponses invitations ,etc….(en binôme avec l’assistante du DAAF)
• Gestion et suivi des instances du SDIS : convocations, appel élus (quorum), procès-verbaux, transmission des délibérations au contrôle de légalité en Préfecture, réalisation du recueil des actes administratifs (en binôme avec l’assistante du DAAF)
• Organisation des déplacements : ordres de mission, réservation hôtelières, organisation de trajets
• Gestion du courrier de la direction : rédaction de divers courriers, enregistrement courrier au départ, suivi des parapheurs
• Suivi de l’avancée des dossiers pour le DDSIS et DDASIS
• Classement
• Gestion des mails génériques du SDIS : transfert des mails dans les différents services concernés
• Comité de direction : organisation des réunions et rédaction des relevés de décision
• Gestion du budget de l’administration générale : suivi du budget de l’administration générale (fournitures, affranchissement, documentation…). Engagement des sommes, suivi des crédits et des stocks (en l’absence de l’assistante du DAAF)
• Réalisation du rapport d’activités annuel : en lien avec le service communication
• Gestion du courrier : enregistrement du courrier arrivé en remplacement de l’assistante du DAAF
• Capacité relationnelle, rédactionnelle et
discrétion professionnelle
• Rigueur, organisation et anticipation
• Capacité à collaborer avec les autres
services (internes, externes, élus…)
• Maîtrise de l’outil informatique
• Capacité d’adaptation et de réactivité
• Sens du service public
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