La ville de Caluire-et-Cuire est une commune de plus de 43 000 habitants située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et dynamique, elle compte environ 600 agents permanents et ne cesse de s'interroger sur l’amélioration continue de la qualité du service aux usagers tout en veillant à la responsabilisation, au développement des compétences et au bien-être de ses agents au travail.
Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique au sein d'une administration locale en plein développement ?
La Ville de Caluire-et-Cuire recrute son futur Assistant de Direction Générale des Services !
Si vous êtes rigoureux, doté d'un excellent sens de la communication et capable de gérer des priorités avec efficacité, ce poste est fait pour vous !
En tant qu’Assistant de direction, vous apportez une aide permanente à la Directrice Générale des Services (DGS) en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication d’informations, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Vous travaillez en lien étroit avec le/la secrétaire du secrétariat général qui est placé(e) sous votre responsabilité hiérarchique.
Vous assurez le tuilage en son absence, et inversement.
Activités principales :
Organisation de la vie professionnelle de la DGS
• Gestion de l’agenda – organisation et prise de rendez-vous, le cas échéant en lien étroit avec le cabinet et les DGA et Directions placées sous la responsabilité de la DGS.
• Suivi des échéances, rappel des informations importantes, réception et filtre des appels téléphoniques et messagerie, gestion de la boîte mail « mairie ».
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.).
Réalisation et mise en forme de travaux bureautique
• Garant(e) de la charte courrier et notes de la collectivité : vous contrôlez les parapheurs des services et vous assurez du respect de la charte graphique / vous assurez le suivi des notes et tous supports qui transitent vers la DGS et en réalisez une relecture attentive (corrections orthographiques, charte, mise en page) avant transmission à la DGS. Vous en assurez ensuite la transmission auprès du Cabinet pour le Maire et le 1er adjoint.
• Participation à diverses instances avec la DGS et en particulier la réunion hebdomadaire de la DG, la DG CAB, les GTUA (formalisation de l’ordre du jour, prise de note et compte rendu).
• A la demande de la DGS, réalisation de notes de synthèse ou autres documents.
• Suivi et centralisation des notes en attente pour DGS et/ou Rdv du Maire, avant transmission Cabinet.
• Réalisation des dossiers, transmission des informations au 1er adjoint le cas échéant sur les volets qui concernent sa délégation.
Classement et archivage des dossiers dans la GED
• Vous êtes garant(e) du classement et de l’archivage de l’espace Direction Générale dans la GED (dossiers partagés avec l’équipe DG et dossiers de la DGS).
Management du/de la secrétaire de Direction générale
• Accompagnement quotidien de l’agent, définition et priorisation des taches, suivi des congés.
• Prise en charge des missions de secrétariat (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier) en cas d’absence du/de la secrétaire.
Profil :
Connaissances et compétences
- Bonne connaissance de l’organisation de la collectivité, du contexte et des enjeux.
- Maîtrise de l’outil informatique, suite Libre Office et autres outils (Canva, Frama, Klaxoon ...)
- Bonnes compétences rédactionnelles et maîtrise de l’expression orale et écrite.
- Capacités à anticiper, prioriser et à gérer son temps et sa charge de travail.
- Connaissance en gestion de plannings.
Aptitudes et qualités
- Discrétion professionnelle et confidentialité,
- Grande aisance relationnelle,
- Capacité à adapter son discours en fonction de ses interlocuteurs,
- Sens des responsabilités et des priorités,
- Autonomie, organisation et rigueur,
- Adaptabilité et réactivité,
- Capacité à travailler en équipe,
- Sens du reporting.
Environnement relationnel
Internes : L’ensemble des services municipaux et des élus municipaux, lien étroit avec le cabinet du Maire et en particulier la cheffe de cabinet sur la partie Agenda et organisation des réunions ou rendez-vous.
Externes : Tous les partenaires institutionnels de la collectivité : Métropole, services de l’État, partenaires institutionnels et associatifs de la collectivité, entreprises…
Conditions de travail
- Disponibilité vis à vis de la DGS et horaires variables en fonction des besoins de la collectivité (possibles réunions en soirée, préparation de réunions en matinée).
- Charge de travail variable et pics d’activité en fonction des obligations du service et de l’actualité,
- Congés fixés en lien avec la DGS.
Les + à la ville de Caluire-et-Cuire :
- Poste partiellement télé-travaillable en fonction des nécessités de service (1j/semaine).
- Un régime indemnitaire mensuel et une prime de fin d'année équivalente à la somme du traitement de base indiciaire et de l'indemnité de résidence.
- Une politique d'action sociale volontariste comprenant notamment des titres restaurant d'une valeur faciale de 7€ avec une participation employeur de 50% et un comité social culturel propre à la ville et permettant d'avoir accès à de nombreuses prestations qui peuvent constituer un vrai complément de rémunération.
- Une politique d'accompagnement aux parcours professionnels dynamique avec notamment, une école interne de préparation aux concours et examens professionnels.
- Temps de travail de 38h hebdomadaires avec 25 jours de congés annuels, 18 jours d’ARTT incluant la journée de solidarité et 2 jours de fractionnement attribués sous conditions.
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