Agent administratif polyvalent à l’espace famille (guichet unique) - h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi DIRECTION : Education
Cadre d’emplois : Adjoint Administratif
Catégorie : C
Rattachement hiérarchique :
N + 1 : Responsable Espace Famille

Mission du service :
L’agent administratif polyvalent est un soutien au Responsable Espace Famille, dont il dépend hiérarchiquement. Il l’assiste notamment pour la gestion des inscriptions scolaires et les dérogations. Il sera en charge, avec le reste de l’équipe, des inscriptions aux activités des services de l’enfance (Inscriptions scolaires, dérogations scolaires et aux activités péri – extra scolaires, séjours de vacances et séjours organisés par la ville pendant le temps scolaire), la facturation et l’encaissement. Ponctuellement, il sera amené à accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone. Missions / conditions d'exercice Missions et activités principales du poste :

-Soutien au Responsable Espace Famille
oGestion des inscriptions scolaires et dérogations
oPlanning de l’équipe
oCollaboration avec les différents interlocuteurs (Direction de l’Education, Directeurs d’écoles)

-Gestion administrative des fichiers familles
oRéception et contrôle des dossiers renseignés par la famille
oVérification des pièces justificatives
oSaisie des diverses inscriptions sur le logiciel métier ; Activités concernées : inscriptions scolaires, inscriptions aux activités périscolaires et extra scolaires, inscriptions aux séjours de vacances ou séjours proposés durant le temps scolaire, inscriptions aux activités de loisirs.
oRemise des certificats, fiches, documents liés aux inscriptions
oCommunication des informations utiles
oActualisation du dossier famille
oSuivi et actualisation des inscriptions
oMise à jour des présences réelles avec les justificatifs des familles

-Facturation et encaissement
oFacturation des activités
oModification des factures
oEncaissement
oMission ponctuelle en l’absence des régisseurs titulaires
oInformation des familles concernant la facturation et l’encaissement

-Gestion administrative
oRédaction de courriers
oRéponses et suivi des mails
oClassement et archivage

-Accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone sur les services de l’enfance
oPré accueil et orientation des usagers
oRéceptions des demandes de dérogation
oRéception des réclamations des familles
oDistributions de documents sur les services de l’enfance

Conditions et contraintes d’exercice :
-Rotation sur le pré accueil en contact avec le public, le front office en contact avec le public et le back office sans contact avec le public.
-Possibilité de renforcer l’équipe de la mairie annexe
-Régisseur de recettes suppléant
-Relations internes : liens étroits avec les Managers – Référents des écoles – Référents satellites de la Direction de l’Education
-Relations externes : liens avec les Directions des écoles
-35 heures hebdomadaires Profils recherchés Connaissances et compétences requises :
-Sens de l’accueil du public
-Bonnes connaissances dans le domaine de l’Education et capacité à actualiser ses connaissances
-Maîtrise du logiciel métier (Concerto – ESII)
-Maitrise logiciels bureautique et messagerie

Qualités requises :
-Capacité d’adaptation à des missions variées entre de l’accueil et de l’administratif
-Capacité à travailler en équipe
-Sens du contact, qualité d’écoule, de dialogue et de reformulation
-Calme
-Rigueur et sens de l’organisation
-Confidentialité
-Distance professionnelle

Rémunération :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi des Adjoints Administratifs territoriaux ; NBI ; Régime indemnitaire ; 13ème mois ; Cnas ; chèques déjeuner.