Assistant(e) de direction

Description de l'entreprise


Publicis Health (75008), l'agence de communication santé de Publicis Groupe, recherche un.e assistant.e de direction/office manager en CDI (prise de fonction souhaitée: 02/2025).


Descriptif du poste


Vos missions:

1. Assistance de Direction

1. Gestion des agendas : Coordination et suivi des agendas de la Direction Générale (DG et DGA) pour une organisation optimale des priorités.
2. Planification des réunions : Aide à la coordination des meetings clés pour les membres du Comité de Direction (CODIR).
3. Gestion administrative : Saisie et traitement des notes de frais pour la Direction.
4. Voyages professionnels : Planification et réservation des déplacements via la plateforme Amex et le service des voyages de Publicis Groupe.
5. Réservations logistiques : Organisation des salles de réunion et coordination des rendez-vous clients.

2. Office Management

1. Gestion des petits-déjeuners de l'agence : Commandes régulières pour les équipes.
2. Approvisionnement en consommables : Suivi des stocks et commandes de café pour l’agence.
3. Support aux collaborateurs :

Aide à la saisie des notes de frais.

Assistance pour les réservations de voyages en respectant les règles internes (ex : Janus, Publicis Groupe).

Coordination avec le service voyage pour la création de nouveaux profils collaborateurs.

1. Facturation : Suivi des réservations et de la facturation des voyages en lien avec les règles du Groupe.
2. Support logistique : Support à l’organisation des événements internes de l’agence (Open Hours mensuels, réunions équipes, etc.)

Qualifications


Vous:

1. Formation et expérience : Bac+2/3 minimum en assistanat de direction ou en gestion administrative, avec une expérience de 3 ans minimum dans un rôle similaire, idéalement en agence ou en environnement dynamique.
2. Compétences organisationnelles : Vous êtes rigoureux.se, proactif.ve et savez gérer les priorités avec efficacité.
3. Maîtrise des outils : Bonne connaissance de la suite Office (Outlook, Excel, Word) et des outils de gestion de notes de frais et voyages (ex : Concur, Amex).
4. Qualités personnelles : Excellente communication, sens du service, discrétion et autonomie.
5. Langues : Très bonne maîtrise du français et usage professionnel de l'anglais.

Informations complémentaires


Rejoindre le Groupe Publicis, c’est :

1. Pouvoir télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine
2. La possibilité de travailler dans le monde entier jusqu’à 6 semaines continues chaque année à partir d’un an d’ancienneté (Programme Talents Work Your World)
3. Se former tout au long de son parcours professionnel grâce aux 30.000 modules accessibles en e-learning et comprenant des certifications en partenariat avec LinkedIn Learning sur la plateforme propriétaire Marcel
4. L’opportunité d’être acteur de votre carrière au sein de notre réseau de 26 agences (media, data, création) en France

Viva La Différence !

Cette philosophie de Publicis Groupe témoigne depuis toujours de notre engagement pour la diversité et de la conviction que nos talents sont notre plus grande richesse et notre meilleur atout.

Nous valorisons ainsi toutes les singularités, sans distinction d’âge, de sexe, de couleur de peau, d’origine sociale, de religion, ou d’orientation sexuelle… seules la compétence et l’énergie comptent ! Nous encourageons toutes les candidatures qualifiées et seront ravis d’accompagner tout au long du processus de recrutement, de manière personnalisée un.e candidat.e en situation de handicap qui en ferait la demande.

Publicis France est engagé pour l’égalité des chances et l’équité d’opportunités pour tous et toutes.

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