Sous la responsabilité du Directeur de la sécurité civile et de la surveillance des plages, l'assistant(e) de direction assiste le directeur dans l'exécution des différentes missions dévolues à la direction et assure le suivi des différentes tâches administratives qui lui sont confiées.
Il/Elle gère les dossiers qui lui sont attribués dans un objectif d'amélioration de la qualité de gestion des actes et documents administratifs.Il/Elle assure le suivi de certains dossiers spécifiques en étroite collaboration avec le directeur. Il/Elle joue un rôle d'interface et de facilitateur à l'intérieur de la direction et dans les relations avec les différents Pôles, Directions ou services de la Commune.
Il/Elle rédige des actes et des documents administratifs, en étroite coopération avec son Directeur sur la base des modèles validés et préétablis.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
TRAITEMENT ET SUIVI ADMINISTRATIF :
Activités principales :
- Accueil, réception et orientation des appels téléphoniques.
- Gestion des correspondances ou documents administratifs au sein de la direction.
- Enregistrement et diffusion des messages et des demandes d'intervention des usagers, des partenaires institutionnels ou des différents services.
- Assiste le directeur dans la gestion et le traitement des documents administratifs via les supports informatiques de la collectivité (iparapheur, webdélib, doc flow, ciril).
- Transmission des informations au sein de la Direction ou des entités
extérieures après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur.
Activités spécifiques :
- Gestion de l'agenda du directeur.
- Classement et archivage des documents importants
- Préparation, enregistrement, ventilation des bons de commandes et des factures
- Transmettre des informations nécessaires au sein de la Direction ou des entités extérieurs après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur
- Exploitation des outils informatiques dans une démarche de présentation, et d'aide à la décision
- Préparer et suivre les dossiers de la direction : vérifier la conformité des pièces
- Saisir et mettre en forme les documents propres à l'activité du secrétariat de la direction (Bons de commande, ordres de service, PV de travaux ou de réunions)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord du secrétariat
- Suivre les bilans d'activités des services de la direction en collaboration avec le directeur
- Assurer le suivi des congés des agents (astreintes, HS, récupérations)
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
- Eventuelle mobilisation pour des tâches de secrétariat dans le cadre du dispositif Orsec ou de gestion de crise
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