Adjoint administratif

Intitulé de la fonction : Assistant(e) Administratif(-ve)

Lieu d’exercice : EHPAD Kamouraska (Gaillard) ou EHPAD les Gentianes (Vetraz-Monthoux)

Service : Finances

Responsable direct : Responsable Financière & Budgétaire

Horaires : Temps non complet ou temps plein

SITUATION DANS L’ORGANIGRAMME

Liaisons Hiérarchiques : N+2: Directeur(-trice) du CIAS

N-1: Responsable Administrative & Financière

N : Assistant(e) Administratif(-ve)

Liaisons Fonctionnelles : L’ensemble des services du CIAS, les familles des résidents, les services du Trésor Public, les organismes extérieurs (CAF, conseil régional etc.)

REMPLACEMENT
- Remplace partiellement : Comptable
- Remplacé(e) par : Assistant(e) Administratif(-ve)

PARTICULARITES LIEES A LA FONCTION

La fonction requiert une présence la première semaine de chaque mois pour effectuer la facturation des séjours.

L’Assistant(e) Administratif(-ve) a pour mission la gestion administrative des dossiers des Résidents, la réalisation de la facturation.

ATTRIBUTIONS PERMANENTES

 Gestion de la Facturation
- Saisir et mettre à jour les dossiers des Résidents,
- Récolter les documents et assurer le suivi avec les organismes extérieurs : CAF, Département
- Recueillir les éléments variables mensuels et en vérifier la cohérence avant saisie,
- Etablir la facturation,
- Envoyer les factures à la trésorerie, dans les délais impartis,
- Générer et transférer les fichiers de comptabilisation en s’assurant de leur conformité

ATTRIBUTIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES
- Répondre aux enquêtes ou études ponctuelles (SFT),
- Suivre la P503,
- Assurer les relations avec les organismes extérieurs (CPAM & VIVENTER),
- Archiver et classer les dossiers selon les procédures en vigueur,
- Collaborer à la démarche Qualité,
- Mettre en place les procédures et veiller à leur mise à jour

MARGE D’AUTONOMIE ET RESPONSABILITES

L’Assistant(e) Administratif(-ve) est responsable de la bonne réalisation de l’ensemble de ces tâches et répond du bon fonctionnement du service et de la réalisation de ses missions, vis-à-vis des responsables de service et de la Direction. L’Assistant(e) Administratif(-ve) est soumis(e) au secret professionnel.

Qualification et/ou formations requises
- Niveau BAC+2 obligatoire sanctionné par un diplôme si possible en relation avec la comptabilité ou expérience équivalente acquise au sein d’un service finances.

Connaissances particulières requises ou à acquérir :
- Connaissance de la législation de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance des règles de facturation
- Connaissance de la législation en vigueur en terme de droit du travail
- Maîtrise de l’outil informatique, logiciels métier et bureautique
- Connaissance de l’organisation des services et des documents Qualité en lien avec son service

Qualités professionnelles requises

• Qualités organisationnelles et intellectuelles
- Sens des responsabilités, esprit d’initiative, capacité à décider et confidentialité
- Savoir reconnaître les priorités, hiérarchiser les tâches et organiser le travail
- Savoir évoluer et mettre à jour ses connaissances
- Etre efficace, organisé(e), méthodique et rigoureux(-euse)
- Avoir le sens de l’économie

• Qualités humaines et relationnelles
- Savoir communiquer et transmettre des informations
- Avec le sens du respect des salariés, des responsables, des collègues et supérieurs
- Etre affirmé(e) sans être autoritaire
- Etre résistant(e) au stress et rester maître de soi
- Etre discret(e) et réservé(e), poli(e), correct(e)
- Avec des capacités d’adaptation et savoir travailler en équipe