Assistant(e) administratif de la direction générale h/f

Référence

2024-13471

Date de début de diffusion

30/07/2024

Date de parution

06/08/2024

Description du poste

Métier

Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

Intitulé du poste

Assistant(e) administratif de la Direction Générale H/F

Missions/Activités

Dans le cadre du renforcement du cabinet de la Directrice Générale, nous créons un poste d'Assistant administratif afin d'appuyer l'assistante de direction sénior.
CDI basé sur notre campus Paris 15. Salaire suivant expérience.

Rattaché hiérarchiquement au Chief of Staff (Dir cabinet) et sous la supervision de l'assistante de direction sénior, vos missions principales serons :

- Support administratif
Suivi des demandes de signature électroniques et des validations via Docusign ;
Traitement des factures et des notes de frais ;
Commandes diverses et suivi du budget ;
Création de badges et accueil des visiteurs externes ;
Gestion du bureau (commande, matériel informatique…)

- Planification d'évènements
Appui à l'organisation d'évènements internes et externes (séminaires, symposiums…) ;
Réservation de restaurants et prestations traiteurs internes.

- Soutien divers
Exécution de tâches ad hoc selon les besoins identifiés par la Directrice générale et le Cabinet

Vous apporterez également une contribution à :
- Agenda et coordination
Support à la planification, organisation et suivi de l'agenda, de la messagerie, du courrier et des appels ;
Préparation des réunions, centralisation des informations, des documents nécessaires et des ordres du jour ;
Réservation des salles de réunion et préparation du matériel.

- Déplacements
Appui à la préparation et au suivi des déplacements de la DG : planification, gestion logistique des réservations (transports, hôtels, visas, …) ;
Préparation des itinéraires de voyage.

Profil

Expérience requise : 1 à 3 ans dans un poste similaire d'assistante de direction

•Capacité à travailler dans un environnement rapide et exigeant.
•Rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des priorités.
•Aptitude à travailler sous pression.
•Capacité d'adaptation.
•Disponibilité, souplesse et réactivité.
•Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, …)
•Très bonne aptitude à la communication et au travail en équipe.
•Très bonnes relations interpersonnelles
•Confidentialité et discrétion
•Une bonne utilisation de l'outil CONCUR est appréciée.

Langues étrangères :
Habitude de l'anglais à l'écrit et à l'oral pour évoluer au sein d'un environnement international

Important: merci, dans le mesure du possible, d'adjoindre une lettre de recommandation. Sinon, nous vous demanderons un référent professionnel au cours du processus de recrutement.

#PasteurRecrute1

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps de travail

Temps plein

Critères candidat

Niveau d'années d'expérience souhaitée

0 à 2 ans

Niveau d'étude souhaité

Bac + 3

Certification ou habilitation requise

Aucune

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Paris

Demandeur

Poste à pourvoir le

01/10/2024