Assistant administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Au sein de la direction espaces publics et mobilités mutualisée, vous intégrez le service Police de la Voirie et Qualité des Services en tant qu’assistante administratif.
Dans ce cadre, vous assistez sur le plan administratif, financier et technique les membres d’une équipe dans l’organisation générale ainsi que dans la mise en œuvre et le suivi des activités. Missions / conditions d'exercice Vos missions :

Participation à l’organisation des activités du service

Gérer les agendas et plannings partagés en lien avec l’assistante de direction
Organiser les déplacements des agents (ordres de mission)
Gérer les besoins matériels et informatiques de l’ensemble de la direction (EPI, mobilier, logiciels, fournitures)
Préparer l’arrivée des nouveaux agents/stagiaires/apprentis
Suivi RH de l’ensemble de la direction : validation des absences, contrôle des badgeages, gestion des congés
Participer à la gestion du plan de formation avec l’assistante de direction



Suivi administratif et technique des dossiers

Traitement du courrier via le logiciel Elise
Gestion du logiciel Xbus
Rédaction des comptes-rendus des réunions de chantier
Mise en forme des courriers et documents divers
Archivage


Accueil physique et téléphonique

Gestion du standard téléphonique de la direction Profils recherchés Ce poste est fait pour vous si :

Vous souhaitez évoluer vers un poste administratif

Vous êtes doté d’une certaine aisance relationnelle

Vous maîtrisez l’utilisation des outils informatiques

Votre sens de l’organisation est inné

Vous savez prendre des initiatives et travailler en autonomie

Vous aimez travailler en transversalité