Assistance de la direction :
accueil téléphonique et physique
gestion BALU, courriers réservés, dossiers ponctuels
gestion agendas, réunions
organisation pour les services des réunions présidées par le préfet
gestion des parapheurs soumis à la signature direction (utilisation du parapheur numérique) : respect du guide du courrier, des consignes préfecture, vérification orthographe et syntaxe, reprise de courriers
suivi des demandes préfecture
participation au CODIR : point agenda, liste des commandes
veille des commandes passées par la direction aux services
tête de réseau des assistants
intérim partiel de la chargée des techniques de l'information
gestion déplacements du directeur et de la directrice adjointe
Suivi des dossiers liés au pilotage de la DDT :
participation au CODIR : ordre du jour, rédaction CR (ponctuellement), suivi décisions
mise en ligne sur intranet des CR
organisation de la rencontre annuelle IGAPS/agents MASA
Poste positionné sous l'autorité du directeur départemental des territoires
Relations fonctionnelles avec la directrice adjointe
Travail au sein d'un pôle « assistance » de 2 personnes : une bonne collaboration au sein du binôme est indispensable compte tenu de l'interdépendance des tâches et de la suppléance réciproque en cas d'absence de l'une ou l'autre personne.
Relations internes : tous les services de la DDT (chefs de service, adjoints, chefs de cellule, agents), la référente de proximité du SGCD
Relations externes : préfecture (secrétariat du préfet, du directeur de cabinet, du secrétaire général, des sous-préfets), autres administrations départementales (DDETS, DDPP, UDAP, OFB, etc) et régionales (DREAL, DRAAF), collectivités territoriales, chambres consulaires, etc.
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