Assistant de direction collège des écoles doctorales f/h

Dans ce contexte, nous recrutons un∙e assistant∙e de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :



#Gestion administrative en appui à l’équipe de direction du collège

* Gérer les plannings et agendas de l’équipe de direction (directeur, DAF)

* Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d’informations

* Assurer l’accueil des nouveaux agents et coordination de leur arrivée

* Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction

* Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse)

* Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

* Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage

* Mettre à jour et le suivre des tableaux de bord nécessaires à l’équipe de direction

* Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques

* Mettre en forme des documents



#Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège

* Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports

* Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations

* Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques

* Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales



#Gestion financière du budget de fonctionnement du collège

* Procéder aux opérations d’engagement juridique, à l’établissement des services faits jusqu’à leur mandatement

* Établir les devis et effectuer le suivi de facturation

* Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI

* Appliquer la réglementation et les procédures internes de l’établissement en matière de gestion financière et de commande publique

* Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables