Adjoint agent administratif h/f (h/f)

Description du poste
Vos activités principales
Sous l'autorité du responsable du service des ressources humaines et du secrétariat de direction et en lien avec le service des agents chargé du planning des équipes de surveillants, l'adjoint est chargé d'assurer la gestion administrative des agents de l'établissement (dont 134 personnels de surveillance, 15 personnels administratif, 5 personnels technique) et assure des fonctions de secrétariat de direction.
Fonctions de gestion des ressources humaines
- Gestion des dossiers administratifs des personnels et des élèves surveillants en stage découverte ; instruction des procédures de gestion administrative individuelles et collectives ;
- Gestion des pointages, congés annuels, CMO et autres absences pour le personnel administratif et technique, les contractuels et vacataires ;
- Production des actes relatifs aux différentes positions administratives ;
- Préparation et suivi des campagnes de mobilité et commissions disciplinaires, commissions de réforme
- Gestion des rémunérations ;
- Gestion des données relatives aux agents (compléments de soins, réparation pécuniaire, protection statutaire, accidents de travail, formations).
- Gestion des dossiers de demande de pensions ;
- Contacts avec les employeurs de proximité et les partenaires institutionnels ;
- Conseil et information auprès des agents sur les actes de gestion de leur carrière ; des prestations d'actions sociales,
- Participation au suivi du dialogue social.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules.)
Logiciels HARMONIE - ORIGINE - ANTIGONE - WORD - EXCEL - OPEN OFFICE

Les activités du service
- Fonctions de secrétariat de direction
- Accueil physique et téléphonique (partenaires, agents, ...) ;
- Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes ;
- Gestion de l'agenda du personnel de direction ;
- Suivi et préparation des procédures d'autorisations d'entrée dans l'établissement ;
- Gestion et suivi des enquêtes auprès de la Préfecture
- Mise en forme et valorisation des supports écrits ;
- Gestion du courrier, des notes de services ;
- Soutien logistique pour l'instruction de dossiers commandées par la direction ;
- Suivi et rédaction de compte-rendu de réunions ;
- Élaboration et gestion du plan de classement ; des archives du secrétariat.

Connaissances : Droit de la fonction publique, notamment pour RH, Administration Pénitentiaire et ses particularités statutaires
Savoir-faire : Capacités d'organisation et de communication, Maîtrise de la bureautique, Qualité rédactionnelle
Savoir-être : Avoir le sens des relations humaines, Rigueur et discrétion professionnelle

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Justice

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.