Assistant de direction h/f

Missions :

Ville dynamique, attractive et durable de 30 000 habitants, Décines-Charpieu forge son identité entre dynamisme urbain et espaces naturels.

Située à 10 kilomètres de Lyon et 12 kilomètres de l'aéroport international de Lyon Saint-Exupéry, la commune est desservie par la ligne de tramway T3 (arrêt Décines centre – à 20 minutes de la Gare Part Dieu) et joue un rôle actif dans le développement de l'Est lyonnais.

Décines-Charpieu est une ville solidaire, à dimension humaine qui bénéficie d'un patrimoine naturel privilégié avec la présence sur son territoire de la rivière de la Rize, ainsi que du canal de Jonage et du plan d'eau du Grand Large.

Avec l'implantation du Groupama Stadium et du parc de loisirs l’OL Vallée sur son territoire, Décines-Charpieu connait une forte affluence et de nombreux d'événements d'envergure tels que la Coupe du monde de rugby 2023, les matchs de l’Olympique Lyonnais, mais également des concerts de célébrités internationales.

Avec près de 500 agents, Décines-Charpieu est une ville tournée vers l’avenir et au service de ses administrés.

L’assistant de direction a en charge l’assistance de deux Directeurs Généraux Adjoints (DGA) : la DGA en charge des Solidarités, de l’Enfance, de la Jeunesse et de la Culture et le Directeur Général Adjoint (DGA) en charge des Ressources, Sports et de la Vie Associative. Par ailleurs, il intervient plus spécifiquement sur le suivi financier de deux Directions.

Missions

Organiser et assurer la planification des activités pour la Directrice Générale Adjointe (DGA) Solidarités, Enfance, Jeunesse et Culture, et le Directeur Général Adjoint (DGA) Ressources, Sports et Vie Associatives :

- Rédiger et mettre en forme des courriers, compte-rendus de réunion, rapports, documents administratifs, supports visuels…,

- Gérer les agendas, planifier des rendez-vous et coordonner la logistique des réunions (réservation de salle, préparations des dossiers en amont…),

- Gérer les appels téléphoniques et la messagerie en assurant un premier niveau de renseignements et de réponses,

- Être en assistance sur le suivi de leurs projets (réalisation et mise à jour de tableaux de bords, d’outils de recueil de données chiffrées, de revues de projets, suivi des rétro plannings, suivi des demandes et attributions de subventions…),

- Gérer le courrier et assurer le suivi des parapheurs,

- Assurer une veille juridique et règlementaire,

- Classer et archiver les dossiers,

- Être en relai avec la Direction des Ressources Humaines concernant la gestion des absences des équipes (congés, maladie…).

Assurer un rôle de correspondant financier et administratif pour 2 Directions spécifiques (la Direction de la Jeunesse et de la Culture / la Direction de la Politique de la Ville) :

- Élaborer et assurer le suivi du budget de la Direction en lien avec la Direction des Affaires Financières (gestion des bons de commande, devis, engagement…),

- Suivre les demandes et attributions de subventions (Ville, Etat, CAF, Région, DRAC, Métropole…),

- Être en assistance dans l’élaboration des demandes de subventions ou des bilans d’activités,

- Élaborer et suivre les conventions avec les partenaires,

- Préparer et suivre les commandes de fournitures de bureau, de consommables et d’hygiène.

Missions secondaires :

- Participer à différentes réunions en fonction du besoin des Directions et lors de la préparation budgétaire,

- Ponctuellement, assurer le remplacement de l’assistante de la Directrice Générale des Services lors des périodes de congés.

Conditions de travail

- Cycle hebdomadaire à 38 heures avec 18 RTT et 25 congés annuels

- Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d’emplois + prime « IFSE » mensuelle + Prime « CIA » annuelle + Prime d’Intéressement à la Performance Collective des Services (PIPCS) annuelle

- Avantages : titres restaurant, COS (chèques vacances, billetterie...), participation mutuelle et prévoyance, prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics

- Lieu d’affectation en Mairie centrale : Place Roger Salengro 69150 Décines-Charpieu

- Télétravail possible

Profil recherché :

- BAC+2 gestion administration ou assistanat de direction

- Expérience significative de la gestion administrative et budgétaire

- Expertise sur l’utilisation des outils bureautiques (Pack Office et Outlook)

- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales

- Connaissance en comptabilité publique (un plus)

- Capacité à gérer les priorités et planifier les échéances

- Qualités rédactionnelles

- Techniques d’élaboration et suivi de tableaux de bord

- Notions de méthodologie de suivi de projets

- Esprit d’analyse, sens de l’organisation, rigueur et méthode

- Réactivité, autonomie et adaptabilité

- Esprit d’initiative

- Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe

- Diplomatie et sens de l’écoute

- Discrétion professionnelle

- Sens du service public

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