Adjoint.e de direction, planification aéroportuaire

SOMMAIRE

Dans le cadre des activités de la direction de la planification aéroportuaire, le(la) titulaire du poste fournit des services confidentiels de coordination et d’administration à la directrice, planification aéroportuaire. Le(la) titulaire peut aussi supporter les autres membres de l’équipe dans certaines tâches de coordination.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

1. Assure l’organisation générale et un suivi rigoureux de l’emploi du temps, des activités et des dossiers de la directrice de façon ordonnée et systématique.
2. Coordonne, produit, traduit, revoit et/ou finalise les documents/présentations effectués par son supérieur à l'intention de divers intervenants internes ou externes, incluant la mise en page et les présentations graphiques.
3. Rédige, élabore, distribue et met à jour les notes de service, lettres, dans les deux langues officielles selon le cas.
4. Met sur pied des mécanismes de suivi auprès des intervenants, assure le lien avec les dossiers en cours et prend action, selon le cas.
5. Prend connaissance des courriels reçus, les priorise, assure un suivi du traitement de ceux-ci lorsque requis et prend action, selon le cas.
6. Coordonne les activités nécessaires au suivi budgétaire du département et assure les suivis auprès des membres de l’équipe.
7. Assure l’entrée de données budgétaires et d’approvisionnement dans SAP, effectue les analyses d’écart et produit les rapports demandés par son supérieur.
8. Coordonne, planifie et organise les réunions du département ainsi que les autres comités internes et externes sous la responsabilité de la direction planification aéroportuaire, prépare les dossiers et convocations. S’assure de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc. lorsque nécessaire.
9. Organise et planifie certains événements spéciaux pour la direction, planification aéroportuaire.
10. Planifie les voyages, activités externes et internes des gestionnaires de la direction, de même que la préparation logistique et administrative.
11. Produit les comptes de dépenses de sa supérieure immédiate.
12. Effectue diverses autres tâches connexes telles que classement de documents dans nos différents systèmes.

EXIGENCES

13. Posséder un diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent.
14. Posséder au moins huit (8) ans d’expérience en support administratif dans les tâches et responsabilités similaires.
15. Avoir le sens de l’organisation et la capacité de travailler en équipe.
16. Capacité à travailler sous pression dans un contexte d’échéancier serré et de changement de priorités.
17. Posséder de l'initiative, de l’autonomie, de la courtoisie et de la diplomatie.
18. Discrétion et intégrité absolue.
19. Être disponible à travailler selon un horaire îtriser les langues française et anglaise (parlées et écrites).
20. Posséder de bonnes capacités rédactionnelles.
21. Maîtriser la suite bureautique MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
22. La connaissance du logiciel SharePoint, SAP, de MsProject, Power BI et des outils de collaboration électronique constitue un atout.
23. Passer avec succès la cote d’enquête pour l’obtention du laissez-passer pour zones réglementées.
Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité. Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.