Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
Assistante de direction:
-suivre et mettre à jour l’agenda de la direction
-organiser et préparer les dossiers des réunions
-rédiger ou mettre en forme courriers, comptes rendus et documents de travail et assurer leur diffusion
-assurer le suivi des parapheurs et veiller à leur bonne présentation et circulation
-réception et distribution du courrier dans les services
-assurer l’accueil physique et l’accueil téléphonique
-faciliter le classement et l’archivage des dossiers
-assurer le suivi du planning prévisionnel des congés
-mettre à jour les fiches de procédures
-assurer le suivi du dossier «parking de l’Arget»
-assurer le suivi du courrier, des boîtes fonctionnelles, Maarch et diffuser l’information
Assistante de voyage:
-organiser les déplacements des agents du SGCD
-saisir les ordres de missions permanents et ponctuels dans l’application CHORUS DT
-saisir les frais de déplacements après obtention des justificatifs dans l’application CHORUS DT
-rédiger les autorisations d’utilisations des véhicules de service après collecte des permis de conduire et attestations
Assistante de communication:
-mettre à jour l’intranet, diffuser les informations concernant l’activité et l’actualité
- élaborer le bilan annuel d’activité en lien avec les services
-créer et diffuser le flash info
-mettre à jour et diffuser les annuaires et organigrammes
-assurer la collecte des organigrammes des autres services
-participer à l’accueil des nouveaux arrivants: mise à jour du livret d’accueil, organisation des réunions
-création de plaquettes ou de documents de travail via des outils de communication
Appui logistique au service RH:
-participer à l’activité du bureau de la formation en binôme avec le chargé de formation: diffuser des offres de formation,rédiger et envoyer des convocations, réserver des salles ...
-assister le responsable RH pour le secrétariat des instances du dialogue social : convocation, constitution des dossiers, mise en forme des comptes rendus, diffusion après signature et publication sous intranet
-appuyer le service RH pour des missions ponctuelles en cas de surcharge d'activité
Chargé des inventaires des résidences du corps préfectoral et des œuvres d’art:
-mettre à jour les informations sur le logiciel TELEINV
-participer physiquement aux inventaires lors des entrées et sorties des résidences avec le corps préfectoral ou le personnel de résidence, vérifier la bonne identification des objets
-rédiger les PV à faire signer par les occupants des résidences
-collecter les informations nécessaires au suivi des inventaires auprès des services
-recenser les œuvres d’art, leur état, les déplacements et effectuer la mise à jour des inventaires
Appui au bureau d’action sociale:
-diffuser l’information
-participer à l’organisation de l’arbre de noël
-prendre les RV médecine de prévention et classer les comptes-rendu
-appui restauration collective
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