Assistant administratif polyvalent f/h

Rattaché(e) au Responsable Administratif, l’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e), a pour principales missions d’assurer l’accueil des Membres et de ses invités et de les informer, contrôler leurs accès et de réaliser des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du Club.
Ces missions s’exerceront principalement au Secrétariat mais aussi à l’accueil contrôle-entrée et à l’accueil du Pavillon-Tennis, en fonction des besoins/priorités.

DESCRIPTIF DU POSTE

• Accueil et informations des Membres
Il/elle :

• applique un accueil de qualité selon les standards définis par la Direction,
• gère le standard téléphonique du Club (prise des messages, relais vers les services concernés),
• applique avec fermeté et diplomatie les règles en vigueur et remonte, le cas échéant, tout incident, de façon détaillée, à la DSM,
• contrôle l’accès des Membres, de leurs invités mais également des fournisseurs, salariés, et saisonniers,
• réserve les courts de tennis pour les Membres,


• Administrations
Il/elle :

• traite toutes les demandes de Membres envoyées sur les boites e-mail du TIR (accueil-Tir / Secrétariat),
• gère la facturation des dossiers Membres (modification de facture, avoir, encaissement)
• enregistre les encaissements,
• met à jour les dossiers de Membres (changement de coordonnées, de statuts,
• inscrit les Membres et leurs invités aux différentes animations, activités sportives et culturelles proposées par le TIR,
• relance les Membres en retard de règlement,
• établit les attestations de paiements demandées par les Membres,
• établit les nouvelles cartes de Membres et met à jour un état récapitulatif,
• commande les fournitures administratives nécessaires au bon fonctionnement des services après validation de son supérieur hiérarchique,
• réceptionne le courrier et le transmet aux services concernés,
• affranchit le courrier,
• gère les demandes de candidatures et en fait un suivi,
• enregistre et encaisse tous les produits proposés en boutique,
• gère et vérifie quotidiennement sa caisse.


Cette fonction requière :
o une bonne maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook),
o une très bonne qualité rédactionnelle, très bonne orthographe,
o des qualités d’expression (orales et écrites) et d’analyse,
o de la diplomatie, un sens du contact,
o de la pro-activité, efficacité,
o de la discrétion,
o une capacité rapide d’adaptation.


Expérience souhaitée :
o Bac +2 minimum, expérience requise de 3 ans,
o expérience en milieu associatif serait un plus,
o connaissances du milieu tennistique et des sports de la forme (yoga, pilates etc.) appréciées,
o anglais conversationnel.



L’Association LE TIR-ASCBB est une association sportive centenaire située dans le Bois de Boulogne, Paris 16ème.
Elle accueille plus de 2 500 familles et leur propose des activités sportives diverses (tennis, piscine, sports de la forme, football, etc.) et culturelles.