Assistant (e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L'activité de l'Assistant(e) de direction consiste à apporter une aide permanente au DGA DAT en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Missions / conditions d'exercice Placé sous l'autorité du Directeur Général Adjoint Développement et Attractivité du Territoire (DGA DAT), vous assurerez les missions diverses de secrétariat des bureaux respectifs.

Vos missions seront les suivantes :

? Organisation de la vie professionnelle du DGA DAT de la CCSud
* Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGA DAT
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements du DGA DAT
* Établir une relation de confiance avec le DGA DAT

? Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers

? Suivi des projets et activités des services sous la Direction du DGA DAT
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Suivre l'exécution budgétaire des services
* Renseigner des tableaux de suivi des activités des services

? Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

? Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGA DAT
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Profils recherchés Issu(e) d'une formation ou d'un Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie, vous disposez d'une expérience professionnelle significative d'au moins 3 ans dans une collectivité ou bureau d'étude.
Compétences/connaissances :
* Bonne connaissance du fonctionnement des entreprises et des institutions locales
* Gestion/pilotage des ressources
* Capacité d'analyse, de communication et de dialogue
* Capacités rédactionnelles

Qualités requises :
* Maîtriser les outils de gestion de projet
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
* Rigoureux(se)
* Polyvalence
* Forte autonomie, capacité à prendre des initiatives
* Esprit d'analyse et de synthèse
* Flexibilité et adaptabilité
* Organisé(e)
* Réactif(ve)
* Discret(e)

Savoirs socioprofessionnels :
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi
* Standard téléphonique, annuaire internet
* Annuaire de la collectivité et des partenaires
* Principes rédactionnels de la note de synthèse
* Principes rédactionnels du compte rendu

Savoirs généraux :
* Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
* Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
* Notions de comptabilité analytique
* Missions du service
* Fonctionnement et rôle des autres collectivités