Assure l'assistance administrative de la responsable de service. Assure une interface à l'interne et à l'externe
Missions principales :
- Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service
- Assurer le suivi des demandes d'ouvertures de formation en lien avec la responsable de service et les services de la DRAFPIC. Mettre à jour le tableau de suivi.
- Assurer la réponse aux UFA et l'information interne au CFA en lien avec la responsable de service
- Assurer la mise à jour, la gestion et l'information relatives au portail NET CANDIDAT (nouvelles formations à créer, modalités d'inscription des candidats)
- Élaborer, transmettre et suivre les conventions de création d'UFA, mettre à jour le tableau de suivi
- Assurer l'accueil physique et téléphonique. Gérer le courrier et en assurer la traçabilité.
- Être un appui au responsable de service dans la communication : assurer l'interface avec les interlocuteurs externes, gérer la communication sortante du service via la boite fonctionnelle du service apprentissage.
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (prises de RDV, entretiens)
- Planifier les entretiens annuels, préparer les documents supports (partie administrative)
- Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux les demandes de congés, télétravail, régularisation TIPI et transmettre les informations aux différents interlocuteurs
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser
- Assurer la logistique, l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que la formalisation des comptes rendus de réunions
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Être en appui au déploiement de la démarche qualité
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