Assistante de direction

Plus proche collaborateur(rice) de la directrice des services de la commune, vous serez chargé(e) de son secrétariat, de celui du maire et des adjoints.

Vous apporterez une aide permanente à la directrice en terme, d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil, de préparation, de classement et de suivi des dossiers.

MISSIONS :

• Secrétariat de la Directrice des services de la commune, du maire et des élus ( planification de réunions, rédaction et mise en forme de courrier, compte-rendu…)

• Préparation des documents préalables et postérieurs au Conseil Municipal et coordination avec les services (note de présentation, projets de délibération…), des arrêtés et décisions du maire

• Participation à des réunions, prise de notes et rédaction des comptes-rendus

• Gestion du courrier « arrivée » et « départ » (enregistrement, transmission, suivi des réclamations, prise en charge et au retour des services dans le respect des échéances et des consignes)

• Transmission et notification des arrêtés, délibérations, décisions et marchés publics

• Gestion de planning de réservation, d’agenda dont celui des élus

• Suivi de dossiers particuliers dont la préparation (arrêtés, convention …) de la saison hivernale des domaines skiables (alpin et nordique) de la saison estivale du domaine dédié au VTT de descente en collaboration avec l’exploitant des remontées mécaniques et le service jeunesse et sport

Relations avec les différents services (finances, tourisme et culture, jeunesse et sports, techniques, ressources humaines, affaires générales), avec des partenaires locaux (exploitant du domaine skiable, Office de Tourisme etc) et départementaux (Préfecture, Communauté de communes…)

Travail en lien avec le maire, les élus et la directrice générale des services

PROFIL :

• Maîtriser l’outil informatique (word, excel, internet) et les logiciels spécifiques. Maîtrise rapide dans l’apprentissage des logiciels

• Maîtrise des techniques rédactionnelle

• Rapidité d’exécution, autonome mais sachant rendre des comptes, organisé (e), rigoureux (se), capacité d’adaptation aux situations difficiles (gestion de l’agressivité),

• Capacité d'organisation et de gestion du temps

• Discrétion professionnelle et confidentialité

• Formation de niveau bac à bac+2 ou expérience significative dans le domaine de l’accueil et la gestion de dossiers administratifs

• Disponibilité (travail soumis à des pics d’activité en fonction des obligations de service)