Office manager h/f - trane

JOB DESCRIPTION
Chez Trane Technologies nous repoussons les limites du possible. Nos marques, Trane et Thermo King – créent l'accès au refroidissement et au confort dans les bâtiments et les maisons, transportent et protègent les aliments et les denrées périssables, connectent les clients à des performances élevées avec moins d'impact sur l'environnement, réduisent considérablement les demandes d'énergie et les émissions de carbone, et innovent en vue d'un monde meilleur. Nous osons entreprendre tout ce qui est possible pour bâtir un monde durable.

Finalité de l'emploi ：
* Superviser et organiser les visites clients en présentiel ou visioconférence
* Participer à l’organisation de tout type d’événements ou réunions d’envergure
* S’assurer de la coordination et la réalisation de l’ensemble des activités des Services Généraux
* Gérer l’ensemble de l’équipe des Services Généraux et piloter les missions et les projets
Vos missions :

MANAGEMENT D’EQUIPE :

* Intervenir en soutien des équipes sur certaines activités propres à leur emploi
* Manager l’équipe, réaliser le suivi des objectifs individuels et du développement de carrière de ses membres
* Définir les objectifs et coordonner l’activité du service grâce à des indicateurs permettant d’évoluer dans le cadre de l’amélioration continue.
* Assurer la formation et/ou le suivi des apprentis et des stagiaires au sein des Services Généraux
* Gérer les absences de ses équipes (remplacements, planning des congés, entretiens de retour maladie)
* Identifier les besoins en formation et accompagner la montée en compétences de ses équipes, individuellement et collectivement (entretien d’évaluation et professionnel)
* Assurer et faciliter la communication et l’adhésion aux objectifs du service en étant présent sur le terrain, au travers de briefings et en animant des réunions
* Initier et soutenir les projets de développement et d’amélioration continue
* Être force de proposition de nouvelles organisations dans le service pour répondre aux différentes évolutions de l’entreprise, élaborer la justification financière de la future organisation
* Assurer la gestion du changement dans le cadre de nouvelles organisation.

POLE ADMINISTRATIF :

* Organiser les commandes liées aux activités du service
* Coordonner les différentes activités liées aux notes de frais et aux factures
* Participer aux achats liés aux évènements de la vie du salarié à la demande des Ressources Humaines
* Analyser et suivre les dépenses de services et matériels via les moyens de paiements directs
* Piloter le traitement du courrier et de la messagerie générale de la société
* Apporter un appui technique aux différents visiteurs et/ou salariés pour différents sujets relatifs à la vie de l’entreprise
* Gérer le parc automobile et les différentes démarches administratives avec le prestataire de gestion de flotte sur les différentes entités Trane
* Assurer une veille sur les pratiques légales liées à la flotte
* Garantir l’application de la politique liée à la flotte automobile dans l’entreprise, en collaboration avec le service EHS.
* Gérer un pôle traduction qui supporte toutes les demandes des différents services dans l’entreprise (excepté dans le périmètre de la formation)
* Dans le cadre de la transformation digitale, déployer le 4.0 et s’approprier les méthodes et outils d’amélioration continue.

POLE EVENEMENTIEL :

* Préparer en amont, pendant et après, l’organisation des évènements et l’accueil des visiteurs
* Mettre à disposition les EPI, casques de conférence, badges, étiquettes et les renseignements divers
* Rechercher des intervenants et des serre-files, mettre en forme et diffuser les informations à tous les participants
* Contrôler le fichier ‘Accueil’ et garantir ainsi la présence ou non des visiteurs sur site
* Centraliser et superviser l’organisation de l’ensemble des évènements d’entreprise
* Gérer le projet « évènementiel » et coordonner les différentes actions dans les différents services
* Déployer et optimiser la vitrine de l’entreprise auprès des visiteurs
* Négocier les tarifs auprès des différents prestataires

POLE RECEPTION CLIENTS :

* Coordonner l’ensemble des visites clients (de l’invitation à la visite le jour J)
* Consulter, suivre, vérifier et mettre à jour quotidiennement l’avancement des visites planifiées (promotionnelles et/ou test clients) et des dossiers en cours
* Planifier les nouvelles visites et répondre aux bureaux de vente
* Répondre aux besoins des clients de manière générale
* Mesurer et suivre les indicateurs dans le but d’analyser les statistiques des visites clients à l’année
* Optimiser l’expérience des visiteurs
* S’assurer de la sécurité des accès sur site
* Déterminer de nouvelles méthodes et adapter de nouveaux modes opératoires nécessaires à l’organisation des réceptions clients
* Evaluer la charge de travail des équipes suite au reporting du suivi de l’activité et mettre en place les ressources nécessaires à l’évolution de la situatio

Votre profil :

SAVOIRS - SAVOIR-FAIRE

* Diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine de la gestion ou les langues étrangères appliquées,
* Gestion de projets et encadrement d’équipe
* Maîtrise de l’anglais : à l’aise pour communiquer à l’oral et à l’écrit avec des interlocuteurs internationaux au quotidien,
* Maitrise de l’ERP interne (Oracle R12/Coupa) et des outils informatiques.

SAVOIR-ETRE

* Aisance relationnelle, sens du service client, qualité d’écoute,
* Ouvert d’esprit, capacité d’adaptation à différents types de personnalités et cultures,
* Sens des responsabilités,
* Agilité et flexibilité, capacité à traiter plusieurs dossiers en parallèle.
Nous offrons une rémunération compétitive, des avantages et des programmes complets à nos employés, pour les aider à s'épanouir dans leur vie professionnelle et personnelle. Nous sommes fiers de notre culture gagnante qui est à la fois fondamentalement inclusive et respectueuse. Nous partageons une même passion : servir nos clients, prendre soin des autres, et oser entreprendre tout ce qui est possible pour bâtir un monde durable.

Nous nous engageons à atteindre une diversité de main-d'œuvre qui reflète nos communautés. Nous sommes un employeur offrant à tous les mêmes opportunités. Tous les candidats qualifiés feront l'objet d'une considération particulière pour un emploi, sans discrimination par rapport à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale, la grossesse, l'âge, l'état matrimonial, le handicap, le statut de vétéran protégé ou tout statut légalement protégé.