Assistante de direction h/f

Description de l'offre

Affecté(e) dans les équipes de soutien de l'institut IRIG, vous serez plus particulièrement sous la responsabilité du directeur de l'IBS.

Comme assistante de direction, vous assurez les missions suivantes :

1. Assurer l’interface entre le directeur et les salariés/agents.
2. Tenir l’agenda du directeur, trier/traiter le courrier, filtrer les appels téléphoniques.
3. Coordonner la logistique d’évènements du laboratoire (comité de pilotage, HCERES, JIBS, colloques, séminaires ...) : information, réservation de salle, demande de devis traiteur, passer les commandes, suivi des livraisons, ...
4. Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus afférents.
5. Saisir et établir les états de frais des missions de tous les agents du groupe DIR
6. Saisie des missions (réservation hébergement, transport, ...), en suppléance de la gestionnaire mission en cas d'absence.
7. Organiser les élections internes de l'unité (Conseil d'Unité, ...).
8. Assurer le suivi, des conventions relatives à l’UMR, l'archivage, les alertes pour les renouvellements, ...
9. Centraliser les parafeurs à destination du directeur, et les redistribuer après signature aux gestionnaires
10. Tenir l’archivage des documents/dossiers de la direction dans les espaces dédiés.
11. Assurer les réservations de la salle de réunion fléchée « Dir » pour les salariés de l’IBS en tenant compte des priorités de la direction.
12. Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord et fournir des indicateurs à la direction.
13. Assister aux réunions organisées (tutelles, de service, campus EPN…).
14. Saisir des notes d'affaires Générales.
15. Assurer le suivi des 4 cartes de restauration "collectives" des différents groupes, dont le groupe DIR (les conserver, transmettre lors des demandes, informer la contrôleuse de gestion des utilisations - groupe/dates/nom de l’événement, ...).
16. Assurer le biseau de l’assistante de direction de l’institut IRIG lors de ses absences.

Profil du candidat

Formation : BAC +2 administration (secrétariat, gestion)

Compétences :

17. Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative
18. Communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral
19. Maîtriser l’utilisation des logiciels bureautiques courants (Excel, messagerie, traitement de texte, etc.)
20. Compréhension et pratique de la langue anglaise pour le dialogue avec les personnels étrangers et les échanges écrits (niveau B1)
21. Une connaissance du fonctionnement et du rôle des établissements publics à caractère i) scientifique et technologique (EPST) ii) industriel est commercial (EPIC) et des universités serait un plus.

Expériences : Débutant à 5 ans d’expérience.

Savoir être :

22. Sens de l’organisation, rigueur et hiérarchisation des priorités
23. Qualités relationnelles : contacts avec différents interlocuteurs, réserve et discrétion
24. Goût du travail en équipe
25. Capacité à alerter et à rendre compte de son activité à sa hiérarchie

Pour candidater, merci de nous adresser votre CV, lettre de motivation, et références.

Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l'intégration des personnes en situation de handicap, cet emploi est ouvert à tous et à toutes.