Assistant de direction h/f

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* Fonction publique : Fonction publique de l'État
* Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) 26772 à 43380€ brut/an

* Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
* Télétravail possible : Oui

Il s’agit notamment de :

1. la gestion de l’agenda du directeur général, incluant notamment l’organisation de réunions internes ou externes, la constitution de dossier ou la sollicitation des services de la BnF pour la constitution des dossiers.
2. l’accueil téléphonique (orientation des appels, prise de messages et transmission) et physique (accueil des visiteurs de la direction générale qui arrivent à l’entrée publique de la BnF).
3. la formalisation de notes ou courriers dans l’outil de gestion documentaire LotusNotes utilisé par l’établissement.
4. le traitement du courrier : enregistrement et suivi du courrier départ/arrivée, création de dossiers sous LotusNotes ; enregistrement des parapheurs ; classement et archivage ; gestion des réponses.
5. la gestion de la boîte mail fonctionnelle « direction générale », étant entendu que le directeur général gère lui-même sa messagerie professionnelle nominative.
6. la gestion des déplacements éventuels du directeur général.
7. les relations avec les différentes directions de l’établissement.

Le secrétariat de la direction générale s’organisera de manière coordonnée avec celui de la présidence, qui compte une assistante à temps plein, afin de permettre une présence continue.

Activités spécifiques :

* Organisation du comité stratégique BnF-Partenariats
* Gestion de l'occupation de la salle du conseil en lien avec le secrétariat de la présidence
* Gestion des fournitures
* Quelques activités d’intendance selon l’organisation de séminaires de direction


Localisation

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Qui sommes-nous?

La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.

Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde.


Descriptif du service

Le secrétariat du directeur général de la Bibliothèque nationale de France est effectué par un assistant ou une assistante qui assure l’ensemble des missions attendues auprès d’un dirigeant d’établissement public ou d’administration.

Expérience professionnelle : Une expérience auprès d’un dirigeant du secteur public (administration ou opérateur) est fortement souhaitée. Une expérience en cabinet ministériel serait un plus.

Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, LotusNotes (une formation sera le cas échéant dispensée par la BnF s’agissant des outils propres à l’établissement)
- Bonne connaissance de l'établissement et de son fonctionnement ainsi que des tutelles

Savoir-faire :
- S'adapter aux différents interlocuteurs
- Filtrer et orienter les informations
- Qualités rédactionnelles.

Savoir être :
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Rigueur, sens de l'organisation
- Flexibilité, polyvalence
- Qualités relationnelles, esprit d'équipe
- Enthousiasme pour les nouvelles technologies

Vacant à partir du 15/04/2025

Assistante / Assistant de direction

#J-18808-Ljbffr