Assistant.e de direction (h/f)

Pour poursuivre le développement de l’association, nous recrutons un poste d’Assistant.e de Direction H/F en CDI à Nantes (44).

Sous la responsabilité de la Directrice de l’Association, vous contribuez au bon fonctionnement et à l’efficacité des activités de l’AISL.

Vous jouez un rôle clé dans la coordination administrative, la gestion des priorités et l’accompagnement de la direction, afin de soutenir la mission d’insertion par le logement et l’hébergement de l’association.

Responsabilités

* Assurer le secrétariat et la gestion des documents administratifs
* Gérer la réception et l'accueil des visiteurs
* Coordonner les projets en collaboration avec les différents départements
* Effectuer la saisie de données et maintenir à jour les bases de données
* Organiser les réunions, préparer les agendas et rédiger les comptes rendus
* Fournir un service client de qualité, en répondant aux demandes internes et externes
* Gérer les tâches administratives courantes, y compris le classement et l'archivage des documents

Vos principales missions sont les suivantes :

Soutien administratif et organisationnel

* Gérer l’agenda et les prises de rendez-vous de la direction de l’association.
* Organiser les réunions internes et externes (préparation des ordres du jour, convocations, comptes rendus).
* Assurer le suivi des courriers, e-mails et autres communications.
* Mise à jour et diffusion des procédures internes et suivi de leur application.
* Mettre en forme et diffuser les documents institutionnels (rapports, dossiers, bilans).

Coordination des instances de gouvernance

* Préparer et organiser les Conseils d’Administration, Assemblées Générales et autres réunions statutaires.
* Assurer le suivi des décisions prises et la mise en œuvre des résolutions adoptées.
* Tenir à jour les registres légaux et la documentation de l’association.

Gestion administrative des projets

* Participer à la préparation, au suivi et à l’évaluation des projets portés par l’association.
* Veiller à la bonne circulation des informations entre les équipes opérationnelles et la direction.
* Contribuer à l’élaboration des dossiers de demande de financement ou de subvention.

Appui en gestion des ressources humaines

* Participer à la gestion administrative du personnel : suivi des contrats, formations, plannings.
* Assurer la mise à jour des bases de données RH et des outils internes.
* Suivi du matériel attribué aux salariés.

Communication interne et externe

* Être un interlocuteur privilégié pour les partenaires et les acteurs institutionnels.
* Contribuer à la communication interne : notes de service, newsletters internes, etc.
* Participer à la mise à jour des supports de communication externe (site internet, réseaux sociaux).