Office manager

Dans le cadre d’un remplacement nous recrutons un Office Manager expérimenté pour notre siège social basé à Puteaux (92).


Rattaché(e) au Directeur administratif et financier, vous êtes responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision des locaux en prenant en charge la gestion administrative et la bonne transmission des informations entre les différents interlocuteurs internes et externes. Vous êtes également responsable de l’organisation des différents événements internes et externes.


Missions


Happiness Manager :

* Support aux besoins journalier des collaborateurs (En liaison avec les RH) et des locaux.
* Participer à la politique de Qualité de Vie au travail de l’entreprise (En liaison avec les RH).


Gestion des locaux :

* Gestion des prestataires et fournisseurs : Maintenance, suivi de contrats, planification des interventions, devis comparatifs…
* Gestion et suivi des travaux d’aménagement et/ou réagencement
* Gestion des Parkings


Sécurité des biens et des personnes :

* Interface avec Building Manager et Responsable Sécurité du site
* Veille au respect des contrôles obligatoires (charge calorifique, armoire électrique…)
* Gestion des badges d’accès
* Sécurité incendie…


Achats et gestion des stocks :

* Fournitures de bureau, matériel informatique, toners, mobilier, consommables salle de pause…
* Communication : cartes de visite, kakémono…
* Téléphonie : mobile et fixe
* Plateformes d’impression, traceur, relieuse, électroménager de la salle de pause…


Informatique :

* Maintenance micro et SAV
* Achat de matériel et accessoires IT


Gestion des Voyages :

* Réservations avion, train, hôtel, automobile
* Gestion des Formalités de visa (en lien avec des prestataires externes)
* Gestion des formalités d’assurance voyage/rapatriement (Europe Assistance)
* Gestion des moyens logistiques (laptop, mobile de mission ou option à activer…)


Gestion Administrative :

* Juridique : Assurances (RCP, locaux, auto-mission, voyage)
* Lettres d’invitation clients
* Dépôt des virements de banque et suivi des factures fournisseurs
* Bons de commandes fournisseurs
* Facturations clients et suivi des règlements


Profil recherché :

* Formation Master / Bac+3 ou BTS.
* Expérience en Office Management
* La maîtrise des logiciels du Pack office
* La maîtrise de l’anglais et du français est indispensable.


Aptitudes professionnelles :

* Autonomie, dynamisme et réactivité, capacité d’adaptation aux situations et aux différents interlocuteurs internes et externes
* Polyvalence, capacité à gérer plusieurs tâches
* Rigueur et organisation
* Sens du relationnel et de la communication


Expérience : Idéalement une expérience d'au minimum 3 ans

Avantages sociaux : Horaires flexibles, participation au Transport, tickets restaurant, accès au restaurant inter-entreprise, accès au parking, 1 jours de télétravail