Assistant / assistante de direction

Pour la partie GESTION DE L'ENTREPRISE, vos tâches seront :
Accueillir et orienter les clients, fournisseurs, visiteurs.
Prendre les messages, fixer les rendez-vous.
Gérer et traiter les messages électroniques.
Créer, saisir et mettre en formes les documents.
Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et passer les commandes.
Gérer la flotte automobile.
Suivre et vérifier l'exécution des contrats en cours (assurance, téléphonie, .).
Tenir et mettre à jour des tableaux de bords.
Etablir et enregistrer les factures clients.
Procéder aux relances client (commercial et comptable).
Vérifier, enregistrer et payer les factures fournisseurs.
Transmettre les pièces comptables pour établissement de la déclaration de TVA.
Contrôler et gérer la banque.
Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel.
Préparer les éléments pour l'établissement des payes.
Organiser des formations.

Pour la partie assistance à la MAITRISE D'ŒUVRE
Etablir les contrats clients.
Demander des offres de missions auprès des partenaires.
Assister les économistes à la passation des marchés.
Saisir les avenants.
Vérifier, établir les bons de paiements.
Suivre les décomptes financiers de chaque opération.
Ouvrir les dossiers assurance Dommage Ouvrage, alimenter le suivi jusqu'à validation.
Etablir, éditer, transmettre divers documents.
Clôturer administrativement le dossier.
Codifier et archiver les dossiers.

Formation aux Métiers du Secrétariat - Gestion Entreprise - Assistante de Direction
Pack Office (outlook, word et excel)
Devisoc (logiciel de travail, formation du candidat en interne)

Disponibilité du candidat doit être rapide, poste à partir de janvier 2025

Experience: 2 An(s) - poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Réaliser la gestion administrative des contrats,Accueillir, orienter, informer une personne,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données,Packoffice,Devisoc

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.