Assistant administratif au sein du service pesl (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi QUI SOMMES-NOUS ?
Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique, au sein de paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie familial. Au cœur du département de la Manche, la destination Coutances Mer et Bocage constitue un concentré de découvertes et d'expériences. Ici, " l'essentiel est grandeur nature " et le temps s'écoule au rythme des marées.

A proximité du Mont-Saint-Michel, de la Cité de la mer et des plages du Débarquement, Coutances Mer et Bocage, c'est aussi une vie économique et culturelle épanouie, agrémentée de divers événements tout au long de l'année, notamment le festival Jazz sous les Pommiers (85 000 spectateurs). Notre territoire s'enorgueillit d'un centre-ville riche en patrimoine, ponctué de nombreux commerces de proximité, et d'un tissu d'entreprises aux domaines d'activités variés.

Travailler pour Coutances Mer et Bocage, c'est rejoindre une collectivité attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l'ensemble des 500 collaborateurs. Avec pour priorité la qualité de vie au travail, l'organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu'ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus. Missions / conditions d'exercice Placé(e) sous l'autorité de la Coordinatrice Stratégique du Projet Educatif Social Local (PESL), l'assistant(e) administratif(ve) assurera :
- L'instruction et le suivi des subventions associatives de la demande à la notification,
- Le suivi administratif du service.

Vous aurez en charge les missions suivantes :

Instructions des dossiers de demandes de subventions tous secteurs confondus (environ 100-120 dossiers)
* Organisation de la mise en ligne de la campagne de subvention
* Accompagnement des porteurs de projets (téléphonique notamment) et aide à la complétude
* Vérification de la complétude des dossiers et saisie des données d'analyse (budgets, projets ...)
* Enregistrement des dossiers et envoi des accusés de réception
* Complétude des tableaux de synthèse en lien avec la coordination stratégique du PESL
* Rédaction de la délibération finale d'attribution
* Rédaction et envoi des courriers de notification de l'ensemble des subventions accordées ou non
* Suivi des mandatements en collaboration avec le service financier

Assurer l'accueil et le secrétariat du service
* Accueil téléphonique du service
* Recevoir les demandes et les orienter auprès des coordinations concernées
* Gestion de la messagerie, du courrier et des parapheurs...
* Organisation de réunions, gestion des agendas et des réservations ...
* Assurer le suivi des signatures des documents du service et leur transmission aux partenaires notamment les dossiers de la Caisse d'Allocations Familiales
* Rédaction de comptes rendus de réunions, édition de documents, ...
* Préparation, mise en forme et édition de documents, classement, archivage
* Gestion de la logistique du service, des fournitures administratives et bureautiques

CONDITIONS DU POSTE :
* Travail en bureau
* Autonomie très forte
* Permis B souhaité
* Possibilité de télétravail

AVANTAGES :

- Rémunération statuaire + Régime indemnitaire
- Possibilité de télétravail Profils recherchés DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :
- Titulaire d'un diplôme dans le cadre de la gestion administrative et/ou expérience sur un poste similaire

COMPETENCES :
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance des enjeux du monde associatif

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques et secrétariat (Word, Excel, Powerpoint...), messagerie, Internet, tri, archivage
- Qualités rédactionnelles
- Savoir analyser et synthétiser des dossiers
- Savoir rédiger des documents administratifs (délibérations, courriers ...)
- Maîtrise des techniques de communication orales et écrites
- Savoir gérer son temps et les priorités

Savoir-être :
- Sens du service public, du contact, du travail en équipe et des dynamiques collectives
- Sensibilité aux enjeux de la cohésion sociale et des politiques en lien avec la population
- Rigueur et sens du détail
- Savoir travailler en autonomie et rendre compte
- Qualités relationnelles et dynamisme
- Grande polyvalence, sens de l'organisation, réactivité
- Curiosité
- Savoir analyser une situation, enregistrer l'information, transmettre la demande
- Discrétion, respect la confidentialité, réserve