Assistant administratif en charge du suivi budgétaire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du directeur de la Fabrique artistique et numérique, l’assistant(e) administratif(ve) accueille, oriente et renseigne le public. Il/elle représente l'image de la collectivité et de la Fabrique auprès des usagers et contribue activement à la vie du lieu.

L’assistant(e) administratif(ve) assure en priorité le suivi budgétaire de la structure ainsi que les inscriptions aux activités, en binôme avec le second assistant administratif. Il/elle planifie le bon déroulement des activités et répond aux besoins de gestion de l’équipement. De plus, il/elle traite ponctuellement des dossiers et saisit des documents administratifs.

Enfin, il/elle organise le classement et l’archivage de documents en collaboration avec le second agent administratif. Missions / conditions d'exercice Accueil et orientation des usagers

-Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courriel
-Prise en charge et suivi des inscriptions aux activités FAN
-Participe aux temps forts de la FAN en assurant l’accueil et l’orientation des participants

Suivi budgétaire et traitement administratif

-Assurer un suivi rigoureux des budgets alloués à chaque projet de la Fabrique artistique et numérique par l’édition de bons de commande, tout en veillant au suivi et à la liquidation en lien avec le directeur de la structure.
-Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire (prestations, achats : matériel, consommables) ainsi que d'autres documents nécessaires pour faciliter la prise de décision.
-Assurer la saisie et le suivi de l’ensemble des éléments dans le progiciel CIRIL FINANCES, et être en mesure d’en extraire des informations spécifiques pour garantir le suivi budgétaire.
-S'assurer que toutes les procédures budgétaires sont conformes aux réglementations en vigueur.
-Gérer les demandes de petits travaux via le progiciel E-Atal et veiller aux besoins d’aménagement du bâtiment.
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents

-Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
-Photocopier et assembler des documents
-Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations - Profils recherchés Etre titulaire d'une formation dans le domaine administratif.

Connaissances :

-Compréhension des principes de la gestion budgétaire et de la comptabilité publique.
-Connaissance des processus de planification et de contrôle budgétaire.
-Familiarité avec les logiciels et outils utilisés en comptabilité publique
-Bonne communication orale et écrite
Compétences en rédaction pour élaborer des documents administratifs


Compétences techniques :

-Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams,
-Progiciels liés au poste : Ciril Finances, Concerto (formation assurée à la prise de poste)
-Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels

Compétences comportementales :

-Avoir le sens de l’écoute et du contact
-Être rigoureux, organisé et savoir prendre des initiatives
-Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse
-Avoir l’esprit d’équipe (collaboration, communication)

Jours de travail : du mardi au samedi (37h30 par semaine)