Publiée le 15 février
Description de l'offre
L'assistant de direction assiste quotidiennement le Président du site d'Auch, afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec ce dernier, il est la personne de confiance qui organise, coordonne et suit l'ensemble des activités visant à le seconder.
Gérer le suivi et la mise à jour les documents financiers de la société :
- Edition de documents juridiques : régularité fiscale, KBIS…
- Préparation du Comité de Direction et de l'Assemblée Générale de l'actionnaire unique : organisation des invitations, relecture des documents, communication, archivage…).
Assurer l'accueil physique et téléphonique au sein du site :
- Ouverture et distribution du courrier postal ;
- Signature des courriers entrants en recommandé ;
- Gestion du portail d'entrée (visiteurs) ;
- Mise à jour quotidienne de la liste des visiteurs + écrans.
Assurer l'assistanat de la direction :
- Préparation des documents pour signature du Président ;
- Préparation et organisation de la logistique de différents évènements (pique-nique, sales meetings, pot de départ à la retraite, team-building…) et des déplacements professionnels (réservation de restaurants, salles de réunion, hôtels, vols…) ;
- Rédaction, relecture et/ou traduction de textes ;
- Gestion des invitations SOC et relecture/mise en forme du support de présentation ;
- Planification de RDV, prises de notes, organisation de réunions ;
- Saisie des notes de frais du Président sur la plateforme dématérialisée ;
- Archivage de documents.
Assurer le suivi et le planning d'utilisation du véhicule de service.
Représenter la Direction lors de certains évènements (invitations sur le territoire local).
En support du service Achats : Gérer et suivre les achats de fournitures du site :
- Achat de fournitures localement ou sur Internet ;
- Gestion les commandes de fournitures et de goodies ;
- Gestion de la carte bancaire de la société.
