Assistant administratif - direction générale - h/f

Description

Mission principale

Au sein du cabinet de la présidence, vous assurez le secrétariat et exécutez des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants sous la responsabilité de la cheffe de cabinet.

Activités Principales
- Aider à la gestion de l’agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
- Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
- Assurer l’interface avec les départements de l’INSERM et les partenaires extérieurs
- Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d’activités du cabinet
- Organiser et gérer les déplacements du Président-Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
- Assurer l’accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
- Rédaction de courriers et notes
- Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
- Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
- Gérer les différents stocks de fournitures (bureaux, café, eau…)
- Suppléer les agents de l’équipe administrative du cabinet

Profil recherché

Connaissances
- Connaître les techniques de secrétariat
- Procédures administratives et circuits internes

Savoir-faire
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
- Maîtriser l’anglais à l’oral et à l’écrit serait un plus
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
- Savoir prioriser, gérer l’urgence

Aptitudes
- Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
- Expression écrite et orale soignée
- Disponibilité, réactivité et polyvalence
- Capacités d’adaptation
- Sens de l’organisation et de la rigueur administrative

Expérience(s) souhaité(s)
- Expérience similaire appréciée
- Profil junior accepté

Niveau de diplôme et formation(s)
- BTS Assistante de direction/de manager apprécié ou équivalent