Assistant(e) de direction (h/f) –

A propos de Nous

Le Défenseur des droits est une autorité administrative indépendante créée en 2011 et inscrite dans la Constitution. Elle est chargée de défendre les droits et libertés individuelles dans le cadre des cinq domaines de compétences déterminés par la loi :

- la défense des droits et libertés dans le cadre des relations avec les services publics,

- la défense et la promotion de l’intérêt supérieur et des droits de l’enfant,

- la lutte contre les discriminations directes et indirectes et la promotion de l’égalité,

- le respect de la déontologie par les professionnels de la sécurité (police, gendarmerie, services privés de sécurité),

- l’orientation et la protection des lanceurs d’alerte.


Le Secrétariat Général a autorité sur les 7 directions de l’institution.

Garant de la cohérence et de la transversalité des positionnements de l’Institution, ainsi que de sa production juridique, il propose et met en œuvre la stratégie d’action du Défenseur des droits.

Le Secrétariat général est composé de la Secrétaire générale, de trois conseillers, d’un chef de projet, d’une gestionnaire et d’une assistante de direction.

Votre mission

INFORMATIONS GENERALES

Versant : Fonction publique d’Etat

Catégorie : B

Statut : Ouvert aux fonctionnaires (détachement sur contrat) et contractuels

Domaine fonctionnel : Direction et pilotage des politiques publiques

Métier : Assistant(e) de Direction

Type d’emploi : Emploi permanent

Durée du contrat : Emploi de contractuel ouvert aux fonctionnaires des 3 fonctions publiques de catégorie B par voie de détachement (d’une durée de 2 ans renouvelable) ou à toute autre personne susceptible d’être recrutée sur un contrat de droit public à durée indéterminée (CDI) avec une période d’essai 4 mois renouvelable.

Management : NON

VOS MISSIONS

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe de la Secrétaire générale, l’assistant(e) est chargé (e) de :

˗ Gérer l’agenda de la Secrétaire générale et de ses conseillers le cas échéant, organiser les rendez-vous et planifier les réunions en fonction des priorités et échéances

˗ Préparer les documents ou les dossiers nécessaires à la tenue de ces rdv et réunions

˗ Filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques

˗ Rédiger, mettre en forme tout document /courrier et veiller à leur transmission

˗ Réceptionner et assurer le dispatching des courriers et parapheurs

˗ Assurer la gestion de la transmission des documents en respectant les délais et en assurant leur traçabilité

˗ Suivre des projets ou des dossiers

˗ Assurer l’interface entre les services et avec les interlocuteurs extérieurs

˗ Assurer l’interface avec le cabinet et les autres membres de la gouvernance

˗ Réserver les salles de réunion et les équipements informatiques

˗ Procéder à l’archivage, au classement des documents

˗ Traitement de dossiers ponctuels et suivi des affaires réservées

˗ Gérer les alertes relatives au traitement des affaires urgentes

˗ Suivre l’avancement des courriers sur Agora et procéder aux signatures électroniques

˗ Organiser et gérer les déplacements et frais de mission

˗ Gérer les fournitures

Le profil idéal

Bac ou Bac +2 et/ou expérience professionnelle souhaitée dans ces fonctions

· Aptitudes rédactionnelles et de synthèse

· Rigueur

· Autonomie et sens de l’organisation

· Capacité d’anticipation et de gestion des priorités

· Capacité de travail en équipe

· Confidentialité, discrétion et diplomatie

· Maîtrise des outils informatiques

· Aptitudes relationnelles et de communication

· Capacité à rendre compte

· Connaissance de l’institution

· Loyauté et discrétion


En raison de l’importance et de la transversalité des contacts avec l’ensemble des services de l’Institution et de l’assistance permanente auprès de la Secrétaire générale, ce poste requiert une grande disponibilité.

CONDITIONS D’EXERCICE

Contraintes : En qualité d’assistant(e) de direction, le/la titulaire du poste peut être amené (e) à suppléer des assistant(e)s au sein de l’Institution lorsqu’ils (elles) sont absents (es), en accord avec la Secrétaire générale.

L’agenda de l’assistant(e) de direction est tributaire de son supérieur hiérarchique direct : il peut lui être demandé de prévoir ses congés annuels en fonction des impératifs du calendrier de son supérieur hiérarchique direct.

L’assistant(e) de direction de la Secrétaire générale exerce ses fonctions en équipe et partage les dossiers qui lui sont confiés, en binôme avec la gestionnaire du Secrétariat général lors des absences respectives.

Régime horaire : 38 heures hebdomadaires

Congés : 25 jours de congés annuels et 18 jours RTT

Télétravail : OUI (jusqu’à 2 jours maximum par semaine et 15 jours flottants annuels au terme d’un mois de présence dans l’institution et avec une période d’adaptation) en articulation avec la gestionnaire du Secrétariat général

REMUNERATION

Pour les fonctionnaires : selon la grille indiciaire du grade détenu

Pour les contractuels : fourchette de rémunération brute annuelle (26K€ et 42K€) et selon le diplôme et l’expérience professionnelle

CONTACTS

Lieu de travail : 3 place de Fontenoy – 75007 PARIS

CANDIDATURE

Votre dossier de candidature doit comporter un CV et une lettre de motivation, le dernier diplôme obtenu. Merci de déposer votre candidature (CV et lettre de motivation) en ligne sur le site du Défenseur des droits :

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert aux candidats reconnus travailleurs handicapés.

PRESTATIONS SUR SITE (partagées avec les services du Premier ministre)

Restauration collective, crèche, conciergerie, salle et cours de sport.

Accès à l’emploi public et non-discrimination

Conformément aux principes de non-discrimination au recrutement, le Défenseur des droits respecte le décret du 13 mars 2020 relatif au dispositif de signalement des actes de violences, de discrimination, de harcèlement et d’agissements sexistes dans la fonction publique et dispose d’une procédure ouverte aux candidats, précisée dans sa décision interne du 10 avril 2024 :

1. Décision n° 2024-32 du 10 avril 2024 portant mise en œuvre du dispositif de signalement et de traitement des actes de violences, de discriminations et de harcèlements au sein du Défenseur des droits

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