Assistant de direction

I. Missions générales
Ces missions sont partagées par les 2 assistant-e-s. Chaque assistant·e est amené·e à remplacer son/sa collègue en cas d’absence.

Gestion de la messagerie mails et des appels téléphoniques :
- Gestion des boîtes mails institutionnelles de la direction
- Gestion de la diffusion interne des courriels
- Gestion de la messagerie direction
- Recherche et diffusion d’information à la demande de la direction
- Organisation de la continuité des activités - gestion des urgences et de la permanence y compris en situations de crise ou d'exercice de crise
- Permanence téléphonique

Gestion des agendas de la direction :
-Tenue de l'agenda de l'équipe de direction (RDV, astreintes, congés….)
- Organisation et planification des rendez-vous de la direction
- Préparation des audiences de la direction,
- Accueil /réception des visiteurs reçus par la direction

Organisation des réunions et leur suivi:
- Suivi des échéanciers de préparation et de réponse aux commandes préfectorales,
- préparation des dossiers auxquelles participe la direction:
- Anticipation des productions attendues au regard du planning prévisionnel des CAR, pré-CAR, bilatérales, CODIR et audiences diverses…
- Préparation des dossiers, centralisation des notes des services, interface avec les services,
- gestion des réservations de salle et matériels pour la Direction
- Mise en forme et rédaction des compte-rendus de réunions (dont codir),

Gestion des circuits courriers
- Contrôle des circuits courriers « réservés» arrivée et départ
- Vérification de la charte graphique
- Suivi centralisé des listes de diffusion

Activités diverses :
- mettre en forme et/ou rédiger des courriers, courriels et documents administratifs,
- suivre des dossiers transversaux,
- recensement des besoins en fournitures administratives des agents de la DDETS et transmission des commandes au SGCD. Gestion des stocks de fournitures administratives
- gestion des déplacements et des missions de la direction (chorus DT)
- alimentation, mise à jour et classement des réseaux informatiques de la DDETS (commun et direction)

II. Missions spécifiques:
- Appui des agents sur les procédures administratives: appui sur les chartes graphiques des notes et courriers, procédure du RAA….
- Appui occasionnel pour l’accueil des usagers, information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes,
- Participation à la mise en œuvre du plan d’action de prévention des RPS (ex: organisation des petits déjeuners de l’information….),
- Participation aux opérations d’archivage pour la direction et le cabinet de direct