Office manager

NiCE est une agence de création internationale spécialisée en stratégie et identité de marque, en retail et design produit. Implantée à Paris, New-York, Singapour et Tokyo, notre vision est le fruit de trente années d’expérience principalement dans les domaines du luxe et de la beauté. Nous sommes une équipe d'une douzaine de collaborateurs, a la recherche de notre Office Manager pour notre agence situ é e a Paris Madeleine. Certains collaborateurs é tant étrangers, parler anglais est important. Missions: Bien-être au travail et vie de l’équipe : - Gestion du bien-être de l’équipe - Présence dans les locaux tous les jours de 9h à 17h - Assistanat des équipes et de la direction - QVT / QVCT Services Généraux : - Accueil physique dans les locaux - Gestion des locaux et de la vie du bureau - Gestion des livraisons et coursiers - Gestion des espaces de stockage, courses et fournitures (papèterie, matériel informatique, produits d’entretien, consommables, café, thé…) - Gestion des prestataires ponctuels (interventions de réparation, entretien de la chaudière, visite de vérification périodique de sécurité…) - Suivi des contrôles réglementaires et mise à jour du registre de sécurité - Recensement et suivi des immobilisations comptables (matériel, parc informatique, licences, factures) - Gestion des déplacements (réservation de transport et d’hébergement) - Organisation des espaces de rangement - Entretien de la machine à café (nettoyage de l’infuseur et du bloc d’extraction, détartrage, filtration…) Onboarding / offboarding : - Création des différents accès (adresse mail et signature, Teams, logiciels, Kiwi HR) - Gestion des adresses emails et accès (création, suppression, transfert) - Envoi des différents emails préalables à l’embauche (demande de documents, envoi des informations) - Centralisation et communication des informations - Présentation de l’équipe et des locaux - Amélioration et mise en place des procédures d’onboarding / offboading : création d’un livret d’accueil, checklists Ev é nementiel et communication interne : - Organisation de moments de convivialité : fêtes d’anniversaire, dîner de Noël, soirées à thèmes, activités de team building, pot d’arrivée / de départ - Communication des informations importantes sur la vie de l’équipe (via Teams et l’agenda) - Réception des clients et collaborateurs externes - Préparation des événements (acheter boissons et snacks, veiller au rangement des espaces, préparer de la salle de réunion…) - Développer l’événementiel par la proposition d’activités régulières et la création d’un planning Ressources humaines et gestion administrative : - Aide administrative au recrutement (envoi de mails…) - Création de partenariats avec des écoles de design pour le recrutement de stagiaires et entretien de de ces partenariats tout au long de l’année - Gestion de la formation : demandes de financement à l’OPCO, recherche des organismes de formation et inscription - Gestion de la mutuelle (affiliations, mise à jour annuelle…) - Gestion de la prévoyance (affiliations, mise à jour annuelle…) - Gestion de la médecine du travail (création, suivi des visites et des convocations…) - Suivi des attestations de transports et demande de documents périodiques - Etablissement des conventions de stage, lien avec différentes parties - Collaboration sur la structuration des informations administratives / logistiques (recensement des informations via Trello…) Sup é rieur Hi é rarchique: Managing Creative Director R émunération pour un temps plein: 30K-35K€ annuels bruts selon experience