Office manager (h/f)

Rejoignez le Syndicat Prodarom et contribuez à promouvoir l'excellence de l'industrie de la parfumerie !
Prodarom est le syndicat professionnel de l'industrie de la parfumerie, représentant des acteurs clés de ce secteur. Implanté à différentes échelles - territoriale, nationale, européenne et mondiale - Prodarom joue un rôle stratégique en défendant, accompagnant et conseillant ses adhérents sur des problématiques variées et complexes. Avec un réseau de près de 100 entreprises adhérentes, parmi lesquelles figurent des leaders mondiaux comme Robertet, Mane., Prodarom est un acteur incontournable de l'écosystème de la parfumerie.
En travaillant chez Prodarom vous évoluerez au sein d'une industrie dynamique et innovante, réputée pour la qualité de ses produits, son expertise et son engagement en matière de RSE ; mais aussi mondialement reconnue par l'inscription de ses savoir-faire au patrimoine culturel immatériel de l'Humanité de l'Unesco.

En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle clé d'interface entre le syndicat, ses adhérents, et ses partenaires. Votre capacité à anticiper, analyser et coordonner sera essentielle pour assurer le bon fonctionnement du syndicat et pour répondre au mieux au besoin de ses adhérents. En lien direct avec le Président, vous participerez à la mise en place de projets stratégiques et vous serez en interaction avec les responsables des différents services.

Vous évoluerez dans environnement collaboratif et convivial, au sein d'un petite équipe qui partage ses locaux avec l'ASFO, un centre de formation mondialement reconnu.

Description du poste :
L'office manager assure le bon fonctionnement administratif et organisationnel du syndicat en apportant un support opérationnel au président et aux équipes.

Vos missions sont :

- Accueil : Assurer l'accueil physique, électronique et téléphonique des visiteurs, adhérents et partenaires.

- Support au Président : Organisation de son emploi du temps, gestion des réunions, rédaction de courriers, suivi administratif des mandats.

- Support administratif : Gestion des dossiers administratifs et juridiques, archivage des documents.

- Gestion des données des adhérents : Mise en place et supervision du nouveau système de gestion de adhérents

- Organisation de réunions : Planification et logistique, prise de notes, rédaction de comptes rendus.

- Communication : Gestion de l'extranet, mises à jour du site internet et suivi de la présence sur les réseaux sociaux.

Profil recherché :
Formation Bac+2 minimum.
Première expérience professionnelle en tant qu'assistant(e).
Bonne maîtrise de l'anglais (niveau B2) et des outils bureautiques (Office 365).
Capacités rédactionnelles et de communication excellentes.

Vos qualités personnelles :
Sens de l'organisation et gestion des priorités.
Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Esprit d'initiative et capacité de travail en mode projet.

Horaires de travail :
De 8h à 16h30 sur 4 jours et demi
CDD sur 6 mois qui peut déboucher sur un CDI

Rémunération :
Salaire à partir de 26 000€ par an, négociable selon le profil
Tickets restaurant
Mutuelle

Pour candidater merci d'envoyer votre CV : o.maubert@prodarom.fr

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.