Assistant administratif et financier h/f

Au sein de la direction de la petite enfance, enfance, jeunesse et restauration et sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière le gestionnaire administratif et financier aura pour missions principales d’accompagner le suivi financier des différents services de la Direction, d’assurer le suivi administratif et d’assurer le suivi des marchés publics nécessaires au fonctionnement des services de la Direction.

Conditions de travail :

Temps de travail : 1607h/annuel - 37 heures hebdomadaires sur 4, 4,5 ou 5 jours

Horaires variables

Lieu de travail : Siège de la Communauté de communes à Etréchy

Télétravail autorisé sous réserve d’accord de la hiérarchie

Moyens matériels à disposition : Ordinateur portable, Technologies de l'information et de la communication.

Contraintes organisationnelles et relationnelles : Échanges avec les usagers et les différents services de la Communauté de communes

Ambiances de travail et contraintes physiques :

Contraintes posturales et articulaires : posture statique prolongée

Contraintes visuelles : travail sur écran

Gestes répétitifs : clavier, souris

Prestations sociales :
- Participation de la collectivité à une complémentaire santé labellisée et à une prévoyance à hauteur de 30€ max pour un temps complet ;
- Adhésion au CNAS (sous réserve de remplir les conditions)
- Possibilité d'adhérer à une association du personnel

Accompagner le suivi financier de la direction :
- Suivi des bons de commande,
- Suivi des factures et du visa des factures dans l’outil de gestion,
- Suivi des recettes et des dossiers de versement des subventions à travers des tableaux de bord, en lien avec la responsable
- Suivi de la facturation émanant des différents prestataires (restauration, produits d’entretiens, électroménager, etc)
- Accompagnement de la responsable sur le travail d’élaboration budgétaire des services de la direction
- Suivi d’exécution budgétaire des 45 budgets de la direction
- Soutien au suivi de l’évaluation environnemental des budgets de la direction (budgets verts)
- Gestion d’une plateforme collaborative mise en place par la direction générale (INTERSTIS) pour permettre le suivi budgétaire et administratif des structures de la direction
- Préparation des comités de dépenses de la direction et vérification de la cohérence de la dépense
- Participation à l’élaboration des documents servant aux demandes de subventions
- Suivi les dossiers de versement des subventions
- Formation des agents en cas de besoin sur le logiciel de gestion (CIRIL)
- Assurer au quotidien les relations et les échanges avec le service des finances
- Aide au montage des appels à projet avec les responsables de structure
- Suivre les engagements non soldés de chaque année civile et faire le lien avec le service finances
- Suivre en autonomie les activités financières des accueils périscolaires

Mettre en place un suivi administratif de la direction :
- Pour la CAF, collecter en lien avec la responsable administrative et financière, les données d’activité et financière, pour le réel, prévisionnel de chaque année ainsi que l’actualisation deux fois par an

Assurer le suivi des marchés publics de la Direction :
- Accompagner la responsable dans le suivi et l’exécution des marchés de la direction : accompagnement à la rédaction des pièces, à l’analyse des offres, au suivi et à l’exécution des marchés de la direction (courriers de mise en demeure, préparation de réunions avec les titulaires de marché, etc)

Autres fonctions :
- Accompagner à la constitution de dossiers/réunions spécifiques (commission d’élus, commission menus, …)

Les « savoirs » :

• Bonnes connaissances des collectivités territoriales

• Connaissance de l’environnement de la Petite Enfance, l’Enfance et la Restauration scolaire

• Connaissance en matière de finances publiques

• Connaissance en matière de comptabilité

• Connaissance en matière de marchés publics

• Compétences rédactionnelles (Savoir écrire un texte clair et bien structuré, savoir argumenter pour transmettre ses idées, maîtriser la langue française, savoir employer un ton et un style adapté au contexte).

Les « savoir-faire » :

• Maîtrise du logiciel comptable,

• Maîtrise des outils de gestion et de planification

• Compétences en gestion budgétaire

• Adaptabilité aux évolutions réglementaires et aux besoins des bénéficiaires

• Tenir à jour des tableaux de bord

• Maitriser la rédaction de compte rendus

Les « savoir-être » :

• Capacité à travailler en équipe

• Capacité à écouter et à communiquer

• Capacité à s’adapter à son interlocuteur

• Capacité à faire preuve de discrétion professionnel

•Capacité à faire preuve de rigueur

•Capacité à faire preuve d’autonomie et d’initiative

•Capacité à faire preuve de polyvalence