Chargé(e) de la coordination et assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Secrétariat de la directrice, de son adjointe et des chefs de bureau dans les missions suivantes :
- Suivi du courrier coordonné mis à signature du corps préfectoral (courriers rédigés par les services déconcentrés) ;
- Organisation des comités de direction des chefs de service de l’État ;
- Préparation de dossiers divers à l’attention du corps préfectoral (bilatérales, entretiens, réunions inter-services) ;
- Actualisation au fil de l’eau de l’annuaire interministériel des services de l’État ;
- Rédaction de relevés de conclusion de réunions (en relais de l’encadrement).
- Gestion logistique (réservation de salles, visioconférences,commande de fournitures, maintenance).
- Missions ponctuelles de coordination lors d’évènements
- Référent de la plateforme RAA (création et gestion des comptes, formation des utilisateurs)
- Utilisation de Chorus ( suivi budgétaire et saisie)

Le/la chargé(e) de coordination et assistant(e) de direction sera amené(e) à remplacer la chargée de coordination et fonction support lors des congés en prenant en charge ses missions ( Préparation des dossiers des comités d’administration régionaux, appui RH…).

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le bureau de la coordination, de la comitologie et de l'environnement est constitué de deux sections :
- une section de la coordination, de la comitologie, en charge des missions de coordination et du traitement du courrier mutualisé (préfecture, directions départementales interministérielles) ;
- une section des installations classées, en charge de l’instruction et de la gestion des dossiers relatifs aux installations classées pour la protection de l’environnement (ICPE), en lien avec l’unité départementale de la DRIEAT.

Composition et effectifs du service :

20 agents : 1 directrice (A), 1 directrice adjointe (A), 2 chefs de bureau (A), 1 chef de section (A),1 chef de Section (B), 2 agents à la section de la coordination, de la comitologie et de l'environnement (B), 6 agents à la section installations classées (5B, 1C), 5 chargés de missions (A) et 1 agent (B) au bureau de l’animation des politiques publiques interministérielles.

Liaisons hiérarchiques :

Directrice, directrice adjointe, chefs de bureau, chefs de section

Liaisons fonctionnelles :

Tous services de la préfecture et des sous-préfectures
Directions départementales interministérielles et autres services de l’État

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - à acquérir
Connaissance technique au choix
/ niveau pratique - à acquérir
Connaissance technique au choix
/ niveau pratique - à acquérir
Connaissance technique au choix
/ niveau pratique - à acquérir
Connaissance technique au choix
/ niveau pratique - à acquérir

Savoir faire :

Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire au choix
/ niveau maîtrise - requis

Savoir-faire au choix
/ niveau maîtrise - à acquérir
Savoir-faire au choix
/ niveau pratique - requis
Savoir-faire au choix
/ niveau maîtrise - requis

Savoir être :

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Faire preuve de rigeur et de méthode
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - à acquérir
S'avoir s'exprimer oralement
/ niveau pratique - requis
Savoir-être au choix
/ niveau pratique - requis
Savoir-être au choix
/ niveau pratique - requis

Vos perspectives :

Acquérir une large culture administrative
Mouvements internes vers d’autres directions de préfecture sur des postes d’encadrement intermédiaire