La Direction du Protocole a pour mission d'organiser et de veiller au bon déroulement des événements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.
Vos missions principales seront :
Soutien et coordination des dossiers suivis par le Directeur ou directeur adjoint du protocole :
- Constitution et suivi de dossiers de ses supérieurs ;
- Collecte d'informations et diffusion transversales ;
- Gestion des retours d'informations concernant les dossiers ;
- Harmonisation des dossiers ;
- Mise à jour, suivi quotidien et diffusion de l'agenda des chefs de projets ;
- Coordination et gestion de l'accueil sur site lors de manifestions de grande envergure ;
- Encadrement et coordination des phonings ;
- Coordination de projets et missions confiés par la direction.
Tenue de l'agenda du Directeur et du Directeur adjoint :
- Organisation de réunions et de rendez-vous (internes ou externes) ;
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
- Organiser les sorties de terrain ou rendez-vous extérieurs (réservations salles, chauffeurs, véhicules...) ;
- Tenue de l'agenda électronique de son supérieur.
Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des communications et des personnes ;
- Prise de messages et délivrance de renseignements sur l'état d'avancement des dossiers ;
- Constitution et mise à jour des contacts téléphoniques du Directeur.
Gestion des vacataires :
- Elaboration et suivi des contrats en lien avec le service RH ;
- Convocation des vacataires par téléphone avec confirmation par mail ;
- Rémunération des vacataires en lien avec le service RH.
Gestion du personnel / Correspondant RH :
- Gestion des congés et absences ;
- Conduite d'entretiens d'évaluation ;
- Recensement des besoins en formation ;
- Assistance et conseils aux agents ;
- Suivi des dossiers du personnel du service.
Correspondant comptabilité :
- Suivi des bons de commande et devis ;
- Suivi du budget ;
- Point d'entrée du service comptabilité.
Mise en forme de documents :
- Etablissement de tableaux Excel, Word, Power Point.
Ce poste s'adresse à un agent de catégorie B de la filière administrative.
Compétences nécessaires :
- Connaître les compétences de la collectivité et également celles des institutions externes et des partenaires ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Veiller au respect des délais et des procédures ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande / un dossier et les transmettre correctement ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini.
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