FICHE DE POSTE : Assistante de Direction
Vos missions :
- Gestion de l’agenda :
o Planifier, organiser et suivre l’agenda des collaborateurs,
o Organiser les déplacements (billets, hébergement, transport).
- Communication et relations externes :
o Assurer la réception et le filtrage des appels téléphoniques, accueil physique,
o Gérer les courriers entrants et sortants,
o Gérer les relations avec les tiers liés à la finance,
o Prospection de nouveaux artisans,
o Rédaction de courriers.
- Gestion administrative :
o Préparer les supports nécessaires pour les réunions (présentation, documents, etc…),
o Organiser le tri et l’archivage des dossiers administratifs.
- Gestion des tâches courantes et soutien divers :
o Gérer le matériel bureautique (commande de fournitures, gestion des stocks),
o Assurer le bon fonctionnement de l’espace de travail,
o Apporter un soutien administratif pour les tâches quotidiennes,
o Demandes d’interventions habitats,
o Ouverture et clôture de contrats d’électricité temporaire.
- Comptabilité :
o Suivi de la validation des factures fournisseurs,
o Facturation des prestations entre sociétés du groupe et refacturation,
o Assurer le suivi des factures clients,
o Transmettre les éléments comptables à l’expert-comptable,
o Suivi de la trésorerie.
- RH :
o Préparer les contrats de travail,
o Gestion des tickets restaurant/mutuelle.
Compétences requises :
- Compétences techniques :
o Maitrises des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams),
o Bonne gestion des outils de communication (e-mails, téléphone, visio).
- Compétences relationnelles :
o Excellente capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit,
o Sens de l’organisation et de la confidentialité,
o Capacités d’écoute active et d’adaptation aux besoins des interlocuteurs.
- Compétences organisationnelles :
o Autonomie et prise d’initiative,
o Gestion des priorités et respects des délais,
o Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique.
- Liste non-exhaustive -
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