L'Assistante Administrative dans une société de transport de personnes joue un rôle essentiel dans la gestion efficace de la flotte de véhicules utilisée pour le transport des clients. Ce professionnel fournit un soutien administratif et opérationnel au responsable de la flotte et aux équipes techniques. Elle est responsable de la coordination des activités administratives liées aux véhicules, de la gestion de la documentation, du suivi des opérations d'entretien et de l'assistance dans la gestion globale de la flotte.
Responsabilités principales :
1. Gestion de la documentation :
1. Assurer la mise à jour et la gestion des dossiers de chaque véhicule, y compris les documents d'immatriculation, les assurances, les rapports d'entretien, etc.
2. En charge des documents réglementaires liés aux véhicules et s’assurer de la conformité. Gestion du planning des conducteurs pour les visites réglementaires.
(Contrôle technique, révision)
1. Coordination des opérations d’entretien :
1. Planifier et coordonner les opérations d'entretien préventif et curatif des véhicules en collaboration avec les équipes techniques.
2. Suivre les calendriers d'entretien pour garantir que chaque véhicule est régulièrement inspecté et entretenu conformément aux exigences du constructeur et aux normes de sécurité.
1. Assistance dans la gestion des sinistres et des assurances :
1. Coordonner les procédures en cas d'accidents ou de sinistres impliquant les véhicules de la flotte.
2. Faciliter les démarches avec les compagnies d'assurance pour les réparations et les réclamations.
1. Gestion du carburant :
1. Suivre et contrôler les prises de carburant effectués par les chauffeurs et les véhicules de la flotte.
2. Vérifier les factures de carburant pour assurer leur exactitude et leur conformité avec les politiques de l'entreprise.
3. Analyser la consommation de carburant pour identifier les économies potentielles et promouvoir des pratiques de conduite éco-responsables.
1. Contrôle des contraventions :
1. Recevoir, vérifier et traiter les contraventions
2. Collaborer avec les chauffeurs pour comprendre les circonstances des contraventions et suivre les procédures d'appel si nécessaire.
3. Veiller à ce que les contraventions soient payées dans les délais impartis pour éviter les pénalités.
6. Suivi des mouvements de la flotte dans le logiciel métier :
· Affectation des chauffeurs en lien avec les pv de livraison et de restitution.
7.Rapports et suivi :
1. Préparer des rapports périodiques sur la consommation de carburant, les dépenses liées au carburant et les contraventions.
2. Maintenir une base de données précise et actualisée des transactions de carburant et des contraventions.
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