Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

Réception / Standard :

- Réceptionner les appels, analyser la demande, prendre les messages et assurer un suivi de l'appel en cas d'absence de l'interlocuteur
- Accueillir les visiteurs et les orienter de manière adéquate
- Ouverture, tri et suivi de courrier
- Assurer le suivi des fournitures administratives et effectuer les commandes nécessaires au réapprovisionnement auprès des fournisseurs

Support administratif et commercial :

- Participer, suivre et envoyer les appels d'offres dans les délais impartis, après contrôle de la disponibilité de l'intégralité des pièces et dans le respect des procédures en vigueur
- Création et gestion des dossiers clients
- Transmettre les documents contractuels aux clients
- Réaliser le suivi des commandes fournisseurs
- Mettre à jour la base de données clients (CRM) chaque fois que nécessaire
- Préparation des réunions d'information du personnel, rédaction des compte rendus
- Suivi de la maintenance bâtiment et équipement
- Gestion de l'ensemble des tâches administratives (classement et archivage de documents)

Support Comptable & RH :

- Note de frais
- Saisie des heures et suivi du personnel
- Suivi des intérimaires : demande, contrat, relations avec les agences, facturation
- Etablir la facturation clients
- Etablir les contrats de sous-traitance
- Suivi des visites médicales

Missions diverses :

- Organisation des évènements d'entreprise (pot de Noël, pot d'été, réunions.), réservation de repas, d'hébergement, mise à jour de documents
- Communication interne : affichage, courriers

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.