Assistant - assistante de direction h/f

POSTE : Assistant - Assistante de Direction H/F
DESCRIPTION : Chez nous, vous serez maître de votre carrière !
Nous recrutons un(e) assistant / assistante de direction en CDI pour notre client basé à BELFORT (90000) spécialiste en services aux entreprises. Plus de temps à perdre, postulez maintenant !

VOTRE MISSION

Mission principale :

L'assistant(e) de Direction a pour rôle de soutenir la Direction Générale et les Directeurs de service dans la gestion administrative, technique et commerciale de l'entreprise. Il/elle assure la coordination des différentes tâches administratives tout en apportant un soutien logistique aux activités techniques et commerciales.

Domaine d'intervention et tâches principales :

1. Gestion administrative :

Courrier et mails :
- O Affranchissement et collecte du courrier, distribution aux équipes et gestion des boîtes mails partagées (contact@, factures@)
- O Rédaction, mise en forme, et envoi de courriers et emails en lien avec les différents services.
- O Factures et relances de factures : traitement mensuel et suivi des factures de gestion locative et frais de société selon procédure en vigueur.
- O Suivi des relances de factures et traitement des demandes administratives (relève quotidienne et traitement immédiat).

Standard :
- O Réception et traitement des appels selon type de la demande (« Barrage secrétaire » si besoin).
- O Redirection selon demande ou transmission information aux collaborateurs concernés

Accueil physique :
- O RDV : installation en salle, café, courtoisie, etc,
- O Renseignements divers et renseignements pratiques sur Techn'hom (restaurants d'entreprise, stationnement, adresses clients, moyens de transport etc.)
- O Réception livraisons fournitures équipe

Gestion des agendas :
- O Organisation des RDV, réservations (hôtels, restaurants, taxis) pour la Direction Générale.
- O Planifier les réunions d'équipe (après chaque CA), les réunions de direction ainsi que les autres réunions internes si besoin.

Gestion des instances (CT, CS, CA, AG) :
- O Préparation des ordres du jour avec DG, planification, vérification du quorum, réservation des salles, envoi des invitations et gestion des documents nécessaires, création des supports de présentation.
- O Suivi des PV de séance et classement

Suivi des registres et documents :
- O Mise à jour des registres du personnel, planning des congés

2. Soutien technique :

Suivi administratif technique :
- O Marchés : lettres d'engagement, avenants, réceptions MAJ tableau de bord de suivi
- O Gestion des factures d'investissement et contrôle des factures techniques suivant procédure en vigueur
- O Lien fournisseurs et Sodeb pour les factures impayées ou erronées.
- O Réception des livraisons
- OSoutien aux projets
- O Création fiches d'identité et de suivi de projets
- O Demandes clients et suivi depuis le formulaire internet et retour client

3. Support commercial :
- Info clients/infos travaux parcs (via email).
- Déclaration des consommations Plateforme Operat
- Rédaction des courriers locataires ou prestataires.
- Mise à jour des tableaux de bord sur les nouveaux prospects.

4. Organisation de réunions et événements :
- O Planification des réunions de direction, d'équipes et autres événements internes.
- O Préparation des supports et mise en place des salles de réunion, installation en salle,
- O Participation à la logistique des événements et manifestations organisées par la société.

5. Services généraux, maintenance et gestion des équipements :
- O Suivi des contrats de maintenance et des pannes (copieur, flotte mobile, téléphonie fixe et informatique, réseaux, équipements divers équipe) en lien avec les prestataires
- O Gestion des fournitures de bureau, stock, et commandes.

Compétences requises :
- Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et agilité dans les logiciels métiers.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser.
- Excellentes compétences relationnelles et sens du service.
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.

Expériences souhaitées : au moins 5 ans à un poste similaire

Conditions de travail :
- Poste à temps plein.
- Possibilité de déplacements occasionnels sur l'aire urbaine.
- Travail en lien direct avec la direction générale et interactions régulières avec les différents services de l'entreprise.
- Classification : agent de maîtrise - AM

VOTRE PROFIL
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Experience: Expérience exigée

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux