La Société V. MANE FILS, un des leaders de l'industrie des matières premières aromatiques recherche un (e) Assistant(e) de Direction EMEA pour son département Qualité.
Le/La personne sera basé(e) à Bar-Sur-Loup (06) sous l'autorité du Directeur Qualité EMEA
Missions :
Ses missions principales sont :
- Assister le Directeur Qualité EMEA dans les différentes fonctions qui lui sont attribuées,
- Faire preuve de discrétion pour assurer une confidentialité et secret professionnel.
- Être garant de l'organisation des réunions et des archives des documents clefs Qualité,
- Assurer le secrétariat courant (ex : saisie de documents, traduction, diffusion de l'information intra et inter service(s), archivage, organisation de réunions et de voyages, gestion de l'agenda) du Directeur Qualité EMEA,
- Centraliser les commandes de fournitures de bureau et les demandes d'accès informatiques,
- Diffuser les rapports d'audit et autres documents aux directions,
- Attribuer les trigrammes pour les sites français et italiens,
- Conduire des inspections Hygiène mensuelles le cas échéant,
- Coordonner, par délégation du DAQ, la base ADP (GTA) du service Qualité France,
- Maintenir à jour, les sites SharePoint Qualité (EMEA, France),
- Organiser des événements des meetings en interne et en externe,
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat, les facturations,
- Réaliser un suivi : de gestion d'activité, un suivi administratif du personnel,
- Organiser : la logistique des recrutements et des formations des collaborateurs qualité,
- Coordonner la planification des Audits/Inspections sur nos sites français
- Concevoir un tableau de bord et suivre des KPI,
- Utilisation des outils collaboratifs
- Avoir les techniques & méthodes de : prise de notes, technique de numérisation, normes rédactionnelles,
- Modalités d'accueil
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Rédiger des supports de communication en interne, des présentations,
- Conçoit et met en oeuvre des méthodes et participer à la rédaction / maintenance du système documentaire
- Contribuer au suivi des indicateurs Qualité pour les sites concernés
- Respecter et faire respecter les procédures Qualité, Environnement, Sécurité, Energie & RSE.
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités et de l'autonomie
- Disposer d'un esprit d'équipe
Profil :
Etudes supérieures en assistant(e) de direction type BTS-BUT ou équivalent et un minimum de 5 ans dans un poste similaire et idéalement minimum 2 ans dans un service qualité,
Connaissances
- Anglais : niveau C1
- Notion en gestion du personnel (CP, présence, TT) serait appréciée
- Maîtrise des outils courants de bureautique (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint),
- Maîtrise d'un ERP et d'un MES (la connaissance de SAP, de MARS, serait un plus)
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