Assistant de direction (h/f)

Le job

EN BREF : Assistant de direction (H/F) – Montreuil 93 – CDI - Anglais

Cabinet de conseil en recrutement d’experts, cadres et managers (PME, ETI et groupes internationaux).
Adsearch, c'est plus de 200 collaborateurs répartis dans 13 bureaux à travers la France, spécialisés dans 10 univers sectoriels distincts, réalisant plus de 3000 recrutements par an pour satisfaire les besoins variés de plus de 5000 clients.

Notre division Assistanat & ADV recrute pour l'un de nos partenaires basé à Montreuil, un assistant de direction (H/F) en CDI.

ASSISTANAT DE DIRECTION
- Assurer l’accueil physique, la tenue du standard téléphonique et le filtrage des appels.
- Coordonner l’agenda général, prioriser et planifier les rendez-vous et les déplacements.
- Optimiser les conditions de travail interservices, suivre les dossiersmuns, et assurer l’encadrement général.
- Préparer les rendez-vous et les réunions, saisir et envoyer lesptes rendus (éléments à présenter, constitution des dossiers…).
- Tenir à jour les process, les tableaux de bord, et réaliser les calculs de coûts, les reportings, dans les différents domaines.
- Aider à la gestion des ressources humaines.
- Gérer l’Happy Work : animation des locaux, l’organisation des événements internes (intégration, départs, fêtes…).
- Assurer l’intendance des locaux et les services généraux.

ASSISTANAT DE DIRECTIONMERCIALE
- Assurer l’organisation du départementmercial avec la direction.
- Programmer les rendez-vousmerciaux, et organiser les déplacements, avec la direction.
- Programmer et animer les réunionsmerciales hebdomadaires et mensuelles (planification, suivi, ordre du jour,pte rendu…).
- Prendre en charge et faire le suivi hebdomadaire des reportingsmerciaux, et des processus projet.
- Gérer l’intendance administrativemerciale (relationmerciale, rédaction des courriers/documents, mailing, relances, litiges…).
- Assurer les corrections et la relecture des contrats et documents juridiques.
- Rédiger et mettre en place les gabarits des devismerciaux.
- Aider suivi du portefeuille clients du Dirigeant.
- Analyser et suivre les coûts et la facturation des déplacements du servicemercial.
- Gérer les bases de données selon l’avancement de la prospection et de lamercialisation (saisie, mise à jour, édition et suivi de la BDD clients) et réaliser l’ensemble des analyses mensuelles et annuelles de la directionmerciale.
- Gérer et animer le développement et l’évolution de la BDD clients (FileMaker Pro).
- Mettre à jour les outils de prospection.
- Etre force de proposition quant à l’optimisation et l’évolution des outils et indicateurs de performance du servicemercial.
- Organiser la Tournée de Noëlmerciale de l’équipemerciale.

SUPPORTMERCIAL MARKETINGMUNICATION
- Suivre la prospection nationale et internationale, en français et en langue étrangère (téléphonique, réseaux sociaux, internet, revues spécialisées, salons…), et la qualification des prospects et clients.
- Analyser les appels d’offres ptes rendus) et contribuer activement aux réponses aux appels d’offres (coordination, contenus).
- Participer aux benchmarks, à la rédaction de contenu pour les maquettes, aux recherches de visuels pour les planches concept.
- Suivre et coordonner l’avancement des réalisations graphiques auprès du service PAO.
- Aider à la conception, à la réalisation et au suivi des outils demunication interne et externe.
- International : participation au développement de notre département Export, en participant aux études de marché, création de supports...
- Assurer la veille concurrentielle.

ASSISTANAT DE DIRECTION DES ACHATS
- Assurer l’organisation et le suivi des achats avec la direction.
- Mettre à jour et créer les bases de données.
- Mettre à jour les outils de prospection.
- Tenir des tableaux de bord et analyser les achats.

ASSISTANAT DE DIRECTION OPERATIONNEL
- Assurer l’organisation de l’opérationnel avec la direction.
- Suivre l’opérationnel de la pose/dépose et assurer le lien entre le Dirigeant et les divers services.
- Organiser et suivre les réunions générales des débriefs quotidiens.
- Aider le servicemercial dans le suivi opérationnel des clients.
- Apporter un soutien administratif pour la constitution des équipes et des sous-traitants (France et International).
- Suivre la mise en place de process etmunication sur les procédures adoptées dans le cadre de la pose/dépose.

Le profil


- Très bonne expression orale et écrite, en français et en anglais.
- Maitrise des outils bureautiques : tableaux de bord, traitement de texte, messagerie, agenda.
- Bon sens de l’organisation et de la planification.
- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation générale de l’entreprise.
- Connaissance générale des techniques administratives et de secrétariat


- Bonne présentation, et excellent relationnel,
- Capacités d’adaptation, Autonomie et esprit d’initiative,
- Organisation et polyvalence,
- Disponible et discret(e), sens de la confidentialité