Employé administratif, commercial (h/f)

Les missions :
L'employé administratif et commercial est en charge de l'administration des ventes, des achats, de la communication digitale de Force 7 sur les réseaux et sur notre site internet.
Il est responsable de la mise en place des devis, des commandes, du suivi des commandes des clients et des fournisseurs.
Il est également responsable de la gestion courante des différents courriers entrants liés à l'activité de l'entreprise, et de faire vivre l'actualité de Force 7 sur les réseaux sociaux et sur le site internet.

- Suivre les actions à mener avec les OPCO et effectuer les relances.
- Etre capable de présenter aux clients et prospects les offres de formation de l'entreprise et les accords spécifiques passés avec des entreprises et ou des OPCO et ou des organismes publics.
- Mettre à jour les informations sur les différentes plateformes, sur le site internet de nos actions de formation.
- Archiver les documents selon les procédures internes.

Facturation des clients :
- En fin de formation, établir la facturation en respectant la procédure Force 7, les procédures des clients et des différents OPCO,
- Respecter le classement des factures selon la procédure interne,
- Valider les factures avec la Direction

Recouvrement des clients :
- Respecter la procédure de recouvrement sur l'application informatique,
- Renseigner les éléments de recouvrement pour chaque client selon la spécificité de chacun.

Gestion du personnel de FORCE 7 :
- Rédiger les contrats de travail du personnel permanent, des apprentis et des intervenants occasionnels,
- Rédiger les déclarations URSSAF à l'embauche,
- Contrôler le répertoire du personnel,
- Saisir les fiches du personnel,
- Classer selon la procédure,

Tâches de polyvalence :
- Gérer l'accueil téléphonique et l'accueil physique.
- Préparer les salles de formation en fonction du planning.
- Vérifier l'application de la procédure d'installation des salles et de l'accueil des formateurs et des stagiaires.

Missions sur la communications digitale :
- Choisir les thèmes en fonction de l'actualité de Force 7
- Rédiger des textes et des animations sur nos prestations,
- Faire partir le mailing des INTERS du mois, (l'application existe sur notre système et la personne est formée pour l'utiliser)
- Suivre les statistiques sur les différents outils digitaux,
- Actualiser le site internet en collaboration avec la Direction, (le logiciel interne prévoit cette possibilité et la personne sera formée sur l'application)
- Mise à jour des bases de données internes

Horaires : 8 H30-12 H 13 H30-17 H mais il y a des variations d'horaires dans l'année en fonction de l'activité.
De septembre à décembre notamment il y a des heures à prévoir et la personne pourra finir à 18 H voir 18 H30 et arriver le matin pour 8 H15. Les heures sont récupérer sur les ponts et les vacances scolaires où notre activité est plus faibles

Experience: 10 An(s) - Poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Accueillir, orienter, renseigner un public,Mettre en forme un document,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Connaissances en calcul et en gestion,Animation de communautés sur les réseaux,Maitrise différentes applications informatiques,Suivi présentation de nos offres aux clients,Procédures administratives et commerciales ,Connaissances des outils du digital,Très bon niveau de français à l’écrit et à l’oral,Connaissance différents accords passés avec OPCO

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.