Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Descriptif de l'emploi L'assistant(e) administratif(ve) de la commande publique et des assurances occupe ses fonctions au sein de la Direction des Affaires Juridiques, intégrée au pôle Ressources, cette direction intégrant les thématiques Assemblées, Juridique et Procédures foncières, Commande publique et Assurances.
La Direction des Affaires Juridiques fait partie intégrante du processus décisionnel en accompagnant les élus et la Direction sur les choix opérés, après identification et évaluation des enjeux. Elle joue également un rôle de prévention du risque contentieux, cet aspect étant systématiquement analysé afin de garantir la sécurité de la collectivité, des élus et des agents.
A ce titre, l'assistant(e) administratif(ve) de la commande publique assure ses missions avec l'ensemble des services de Grand Lac et de son CIAS.
Au sein du service Commande Publique/Assurances, l'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d'apporter une aide permanente au responsable et aux gestionnaires du service en matière de gestion administrative et comptable.
L'assistant(e) administratif(ve) intègrera une équipe dynamique, évoluant dans une ambiance bienveillante, chaleureuse et conviviale. Missions / conditions d'exercice Sous l'autorité de la responsable de la commande publique, vos missions sont les suivantes :
Assistance rédactionnelle :
- Rédaction de courriers et des convocations aux Commissions d'Appel d'Offres,
- Elaboration des procès-verbaux des Commissions d'Appel d'Offres
- Rédaction et envoi des courriers aux entreprises non retenues et retenues sur le profil acheteur
- Rédaction et envoi des agréments de sous traitant sur le profil acheteur
Gestion administrative post-notification des marchés publics :
- Classement et nommage des fichiers numériques des marchés notifiés
- Rédaction et publication des avis d'attribution
- Rédaction et publication des données essentielles des marchés publics et des délégations de service public (données initiales, données complémentaires
Gestion comptable :
- Engagement des frais de publicité des marchés et des primes d'assurances
- Vérification du transfert des marchés dans le logiciel comptable
Assistance de gestion :
- Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques,
- Réservation de salles,
- Mise à jour de la documentation papier relative à la veille juridique commande publique
Relation usagers :
- Mise à jour du site internet
- Actualisation de l'intranet Profils recherchés Il est demandé :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des marchés publics
- Connaissance en comptabilité
- Aisance rédactionnelle
- Formation et/ou expérience dans les métiers de l'assistance administrative
- Maîtrise de l'outil informatique (pack office)
- Maitrise des techniques de secrétariat ainsi que de l'expression orale et écrite
- Capacité à intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Capacité à être force de propositions dans le domaine en charge
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Rigueur dans le travail
- Faculté d'adaptation rapide
- Strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.