A propos de l'entreprise :
Vous connaissez les fleuves, rivières et canaux de France, mais savez-vous qui les gère et les valorise ?
Opérateur de l'ambition fluviale, Voies Navigables de France (VNF) est un acteur incontournable du développement durable, de la gestion globale de l'eau, de l'attractivité des territoires. Passionnés de la gestion de l'eau et conscients de son importance cruciale pour l'avenir, nos 4000 talents au Siège comme en direction territoriale et sur le terrain ont à coeur d'apporter un service public moderne adapté aux enjeux d'aujourd'hui et de demain.
A propos du poste :
Rattaché(e)s à la Secrétaire Générale Adjointe de la Direction Territoriale de Strasbourg de Voies Navigables de France, la/le secrétaire/assistant(e) faire partie d'un collectif ayant pour objectif de centraliser les activités de secrétariat et d'assistance administrative au sein d'une même équipe. Le but étant de mutualiser le travail et les compétences de chacun(e) des secrétaires/assistant(e)s issues des différents services afin d'améliorer la qualité du secrétariat et d'en assurer sa continuité.
- Assurer l'assistance et la gestion d´agendas des membres du CODIR (Direction)
- Organiser les évènements relatifs au CODIR ou au Comité Stratégique (COSTRA) : réalisation des invitations, réservation des salles, échanges éventuels avec des prestataires...
- Gérer le courrier postal et dématérialisé et effectuer le suivi du courrier pour l'ensemble des Services
- Gérer les parapheurs et enregistrer les fiches de transmission pour l'ensemble des Services
- Mettre en forme des courriers, lettres, notes et effectuer des relectures
- Réaliser des comptes rendus et divers documents (autorisations de conduite)
- Gérer les appels téléphoniques
- Accueillir les éventuels rendez-vous des membres du CODIR
- Gérer et utiliser les boîtes mails des différents services
- Etablir les ordres de missions permanents, temporaires et internationaux pour l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg
- Préparer l'organisation logistique de réunions (réservation de salle, impression de documents, préparation du café d'accueil etc.)
- Elaborer et gérer le tableau prévisionnel des congés des agents
- Apporter un appui pour l'organisation d'évènements tiers en lien avec le service communication, le Service - Développement ou le pôle Management Qualité.
- Effectuer l'accueil du bâtiment du quai de paris ponctuellement
- Assurer la gestion des déplacements de l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg
- Mettre à jour la cartographie des populations par service en fonction des départs et des arrivées
- Administrer l'outil de gestion des déplacements et former à l'utilisation de la plateforme
- Participer aux clubs nationaux sur les déplacements
- Piloter et administrer l'outil de réservation des ressources
Profil recherché :
Votre profil
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils de bureautique et de messagerie
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Capacités de synthèse
- Savoir filtrer et hiérarchiser les informations
Compétences relationnelles et aptitudes :
- Discrétion et esprit d'équipe
- Capacité d´adaptation
- Sens des responsabilités et du contact
- Rigueur et polyvalence
- Respect de la confidentialité
Compétences transversales :
- Gérer les urgences
- Donner une priorité aux activités
- Sens de l'organisation, de la gestion du temps et des priorités
Conditions du poste de travail
- CDD de droit public d'une durée de 2 ans
- Les secrétaires et assistant.e.s travaillent en collectif au sein d'un même bureau.
- Horaires variables et présence obligatoire durant les plages d'ouverture du bureau : 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00 du lundi au vendredi.
- RTT
- Carte restaurant
- Participation aux frais de transport
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