Contrat national - assistant.e de direction (executive assistant - travel and event officer) - f/h

CONTRAT NATIONAL - ASSISTANT.E DE DIRECTION (EXECUTIVE ASSISTANT - TRAVEL AND EVENT OFFICER) - F/H

Quel sera votre rôle ?

Les responsabilités de l’Assistante de Direction comprennent, sans s’y limiter:

Tâches de secrétariat:

- Préparation, mise en forme et envoi des lettres,
- Enregistrer les courriers et lettres sortantes et entrantes,
- Gestion du calendrier: planification et confirmation des réunions, y compris les rendez-vous,
- Suivi les délais administratifs (y compris les questions de passeport et de visa),
- Vérification quotidienne de la boîte aux lettres générique de l’AFD,
- Gérer la documentation et l’affichage (brochures, publications, articles, etc.),
- Accueillir les invités,
- Répondre aux appels téléphoniques à titre intérimaire de réceptionniste.

Tâche comptable:

- Gérer la caisse et le livret selon les procédures.

Gestion de la mission :

- Préparation des ordres de mission et visas, ainsi que des réservations de vols, voitures et hôtels,
- Gestion des voitures et des chauffeurs du bureau,
- Préparation du programme de la mission,
- Mise à jour d’un tableau budgétaire pour les missions (EUR), contrôle des dépenses,
- Remplissage de l’application PARSEC,
- Identification des services hôteliers et de transport appropriés selon les procédures AFD,
- Tenue des dossiers de missions (QG et Agence),
- Préparer le remboursement des dépenses de la mission,
- Offrir un soutien logistique et administratif aux équipes pour les déplacements de la mission.

Gestion de la logistique événementielle :

- Organiser des événements internes et externes, tels que des conférences, des séminaires hors site, des activités de renforcement d’équipe, etc,
- Identification du lieu approprié et réservation,
- Identification des fournisseurs appropriés (tentes, équipement audiovisuel, restauration, etc.) et réservation,
- Supervision de la logistique le jour des événements.

- Gérer et mettre à jour la liste de contacts, et organiser l’envoi en masse.

Gestion des traceurs : pour, par exemple, tenir les traceurs à jour pour les missions et la logistique et la feuille des conducteurs.

Gestion des factures:
Réception en temps opportun des factures des fournisseurs,
Saisie des factures dans un emplacement central avec le soutien de la réceptionniste,
Vérification et traitement des factures.

The mission of the Exective Assistant is to provide a logistical and administrative support to the AFD Group New Delhi team.

This includes (but not limitd to):

Classic Secretary Tasks:
- Preparing, formatting and sending letters initiated by AFD staff
- Registering outgoing mails and letters, and incoming letters
- Ponctual Calendar Management: Scheduling and confirming meetings, including appointments
- Following administrative deadlines (including passport and visa issues),
- Daily checking of AFD's generic mailbox.
- Managing documentation & display (brochures, publications, articles, etc.)
- Welcoming guests and answering phone calls when needed
- Maintenance of the Contact Data Base: Managing and updating the contact list as requested, and arranging bulk mailing when needed.

Accountancy Task and invoice management:
- Managing the cash box, according to procedures.

- Receiving of invoices timely from vendors; capturing the invoices in one central location, Verifying & processing of invoices

Organisation and follow up of Missions - logistics :
- Preparing ordres de mission and visas, booking flights, cars and hotels compliant with AFD security requirements
- Managing office cars and drivers, sharing appropriate plannings
- Up-dating mission programme withrelevant logictic information,
- Keeping the trackers upto date for missions, updating a budget-related table for missions (EUR), controlling expenses,
- Filling PARSEC app
- Preparing reimbursement of mission expenditures.
- Offering any logistical and administrative support to the teams for mission travels

Organisation and follow-up of events - logistics
- Organizing internal and external events, such as conferences, offsite seminars, team-building activities, etc.
- Identification of appropriate venue and booking
- Identification of appropriate vendors (tents, audiovisual equipment, catering etc) and booking
- Supervision of logistics on the day of events.

Qui recherchons nous ?

Profil :
Expérience minimale de 5 ans dans un contexte corporate similaire
Diplôme de niveau licence (Bachelor) souhaité
Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est un atout
Bonne maîtrise des outils informatiques
Excellentes compétences organisationnelles, administratives et en gestion du temps, avec rigueur et souci du détail
Capacité avérée à développer un réseau professionnel efficace et à négocier avec succès avec les prestataires
Esprit d’équipe et volonté de contribuer, selon les besoins, aux activités du Groupe AFD
Capacité à travailler de manière autonome, à gérer plusieurs tâches simultanément et à fournir un travail de haute qualité dans les délais impartis
Type de poste : Temps plein


Conditions de travail :

Lieu : New Delhi
Date limite de candidature : 15 avril 2025
Contrat : Contrat local permanent
Jours de travail : 5 jours par semaine
Date de début prévue : Juin 2025
Rémunération : Négociable en fonction du parcours académique, des références, de l’expérience et des compétences du candidat
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien.

Profile:
Minimum 5 years’ experience in a similar corporate context
Bachelor Degree preferred
Written and verbal communications in English. French is an asset
Good computer skills
Excellent organizational, administrative and time management skills with rigour and attention to details
Proven ability to develop successful professional network and negotiate successfully with contractors
Team player, willingness to contribute as need to overall AFD Group work
Ability to work independently, to multitask, and to deliver high quality work on schedule

Position type: Full-time


Working conditions:
Location: New Delhi.
Deadline to apply: April 15, 2025
Contract: permanent local contract.
Working days: 5 days a week.
Expected starting date: June 2025.
Compensation: negotiable taking into account educational background, references and experiences and skills of the candidate.

Only short-listed candidates will be notified for an appointment.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Présente en Inde depuis 2008, l’AFD y a engagé plus de 3 milliards d’euros de prêts au cours des quinze dernières années pour financer des projets de développement durable portés par le gouvernement indien, les États indiens ou des institutions publiques (notamment des banques et des entreprises). Le bureau de l’AFD à New Delhi compte environ 30 collaborateurs répartis en trois équipes : la Direction régionale de l’AFD pour l’Asie du Sud, la Direction régionale de PROPARCO pour l’Asie du Sud (équipe travaillant avec le secteur privé) et l’antenne de l’AFD en Inde, toutes réunies au sein d’un même bâtiment. AFD New Delhi Office comprises of roughly 30 staffs from 3 different teams: AFD Regional Direction for South Asia, PROPARCO Regional Direction for South Asia (team working with Private sector) and AFD India, hosted in one single building.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.