Assistant administratif et financier

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi POSTE A POURVOIR UNIQUEMENT EN INTERNE

Dans le cadre de ses missions, la Direction de la cohésion sociale gère de nombreux partenariats et à ce titre doit organiser très fréquemment des réunions d'animation.

Le poste d'assistant administratif et financier, placé sous l'autorité hiérarchique du directeur et mutualisé avec la Cheffe de service ainsi que les deux chargées de mission, a pour mission principale la gestion administrative de la direction.

L’assistant assiste donc le directeur au niveau de la coordination des différents services et missions. Il assure le bon fonctionnement de la direction, le suivi des agendas, l'organisation des diverses instances partenariales et autres comités de suivi ainsi que l'établissement de comptes-rendus de séance.

L'assistant assure la gestion, le classement, l’archivage documentaire ainsi que la coordination des agendas de la Direction, la cheffe de service et des coordinateurs et chargées de mission.

De plus, l'assistant administratif assure les missions de base de secrétariat de l'ensemble de la direction. Missions / conditions d'exercice Principales

•Participation à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la politique du service
•Assistance et conseil auprès de la direction
•Recueil, analyse et traitement d’informations et élaboration de documents de synthèse
•Suivi des projets et activités de la direction, réalisation d'études, instruction de dossiers
•Diffusion d’informations
•Participation à la gestion administrative et budgétaire
•Alerte en cas de non-respect des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail dans les situations de travail

•Assurer la gestion administrative de la Direction
* Organiser les réunions internes, les instances techniques, et comités de pilotage et plus généralement les divers comités de coordination assurant la gestion des partenariat
* assurer l'établissement de comptes-rendus de ces réunions
* assurer la mise en forme des rapports, des notes et courriers et en assurer le suivi et le traitement
* assure le bon fonctionnement de la direction, le suivi des agendas, l'organsisation des divers instances partenariales
* L'assistant assure la gestion, le classement, larchivage documentaire ainsi que la coordination des agendas de la Direction, la cheffe de service et des coordinateurs et chargées de mission


Ponctuelles

Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre Profils recherchés SAVOIR FAIRE
•Procédures administratives; règles budgétaires et comptables
•Méthodes et outils du management par projets et objectifs
•Transversalité des missions
•Techniques de recueil et de traitement de l’information (entretiens, réunions, enquêtes, reportages, etc.); techniques rédactionnelles (écrit, synthèse, web, etc.); techniques et outils de diffusion (mailings, fichiers, etc.)
•Assistance aux services dans l'évaluation de leurs besoins; organisation et services de la collectivité; contexte et enjeux de la collectivité ou structure; tableaux de bord et outils de planification et suivi
•Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques du domaine de compétences du service; orientations et priorités des élus et décideurs; méthodologie et outils d’analyse et de diagnostic
•Instances et processus de décision de la collectivité; techniques de communication et négociation
•Veille juridique et prospective
•Maîtriser l'outil informatique
•Maîtrise des outils comptables et financiers utilisés au sein de la Communauté d’agglomération du Pays Ajaccien (Acte office, Marco Web, Manty, XBus)
•Connaissance des normes comptables et marchés publics

SAVOIR ETRE
•Autonomie, prise d'initiative et réactivité,
•Sens de l'organisation,
•Dialogue, écoute et sens relationnel
•Esprit d’équipe
•Adaptabilité et polyvalence
•Sens du service public et de l’intérêt général
•Sens de l'organisation et rigueur,

Expérience dans un poste similaire constitue un atout déterminant.
Baccalauréat